เหตุผลที่เครื่องพิมพ์สำนักงานควรมีเครื่องอ่าน USB RFID แบบตั้งโต๊ะ

สำนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้คิดมากเกี่ยวกับการพิมพ์จนกว่าจะเกิดปัญหาขึ้น สัญญาที่เป็นความลับถูกทิ้งไว้บนถาดรับเอกสาร เอกสารเงินเดือนตกไปอยู่ในมือผิดคน มีคนพิมพ์ข้อมูลลูกค้าซ้อนหนึ่งแล้วลืมไปรับ พนักงานเดินไปที่เครื่องพิมพ์ ปรากฏว่างานไม่在那里 ส่งอีกครั้ง แล้วส่งอีกครั้งเพราะตอนนี้ไม่มีใครแน่ใจว่าเกิดอะไรขึ้น ผู้คนมักมองการพิมพ์เหมือนระบบพื้นฐานของสำนักงานที่มีอยู่เอง เหมือนไฟส่องสว่างหรือ Wi-Fi แต่นั่นแหละคือเหตุผลที่ปัญหาความปลอดภัยในการพิมพ์มองไม่เห็นมานานเกินไป

ความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่ในการพิมพ์ประจำวัน

เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องฟังดูเหมือนเป็นการตัดสินใจด้านฮาร์ดแวร์เล็กๆ แต่ในความเป็นจริง มันเปลี่ยนวิธีที่ทั้งสำนักงานคิดเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสาร ความรับผิดชอบ และความสะดวก เมื่อคุณเชื่อมต่อเครื่องอ่านบัตร RFID แบบตั้งโต๊ะสำหรับการยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์เข้ากับจุดที่เอกสารออกมาจริงๆ การพิมพ์ก็หยุดเป็นกระบวนการร่วมที่คลุมเครือ และกลายเป็นสิ่งที่ผูกกับบุคคลที่ระบุตัวตนได้ในขณะที่ปล่อยงานพอดี ฟังดูเรียบง่าย และจริงๆ แล้วมันก็เป็นเช่นนั้น แต่วิธีที่เรียบง่ายมักเป็นสิ่งที่สำนักงานต้องการมากที่สุด

ธุรกิจจำนวนมากออกบัตร ID พนักงานสำหรับเข้าอาคาร ลงเวลา ที่จอดรถ หรือการเข้าถึงล็อกเกอร์อยู่แล้ว จากนั้นธุรกิจเดียวกันนั้นก็ปล่อยให้ใครก็ได้เดินไปที่เครื่องพิมพ์และเก็บอะไรก็ตามที่บังเอิญวางอยู่ตรงนั้น ตรรกะพังทันทีที่คุณพูดออกมาดังๆ ถ้าบริษัทเชื่อว่าบัตรสำคัญที่ประตูหน้า ทำไมมันถึงหยุดสำคัญข้างเครื่องถ่ายเอกสาร ที่ซึ่งใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์ม HR สัญญา บันทึกทางการแพทย์ ร่างกฎหมาย และข้อมูลลูกค้ามักปรากฏให้เห็นอย่างเปิดเผย

นั่นคือจุดที่เครื่องอ่าน RFID USB สำหรับการเข้าถึงเครื่องพิมพ์พิสูจน์คุณค่าของมัน มันไม่ใช่แค่อุปกรณ์อีกชิ้นที่เสียบเข้ากับเวิร์กสเตชันที่แน่นอยู่แล้ว มันคือจุดตรวจที่ขาดหายไประหว่างคำสั่งพิมพ์ดิจิทัลกับเอกสารทางกายภาพที่ออกจากเครื่อง หากไม่มีจุดตรวจนั้น สำนักงานก็พึ่งพาความเคยชิน เมื่อมีมัน พวกเขาก็บังคับใช้ตัวตนในขณะที่สำคัญจริงๆ

ผลกระทบในโลกจริง: การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยในทางปฏิบัติ

บริษัทบัญชีในซีแอตเทิล

บริษัทบัญชีแห่งหนึ่งในซีแอตเทิลค้นพบเรื่องนี้ในช่วงฤดูภาษี ซึ่งเป็นเวลาที่แย่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการค้นพบวินัยการพิมพ์ที่อ่อนแอ พนักงานพิมพ์แพ็กเกจลูกค้า ร่างแบบแสดงรายการภาษี บันทึกการตรวจสอบภายใน และหน้าเซ็นชื่อด้วยความเร็วสูงผ่านอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันหลายเครื่อง ไม่มีใครประมาทโดยเจตนา ผู้คนแค่ยุ่ง มีงานบางส่วนวางอยู่ไม่มีใครรับ บางส่วนถูกคนผิดหยิบไปและพาไปโต๊ะผิด ไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้น แต่หุ้นส่วนผู้จัดการตระหนักว่าสำนักงานดำเนินไปด้วยโชค บริษัทได้นำการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยมาใช้กับเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ที่ใช้งานหนักที่สุด และเกือบทันทีบรรยากาศก็เปลี่ยนไป พนักงานไม่พิมพ์แล้วหวังอีกต่อไป พวกเขาพิมพ์ เดินไปเมื่อพร้อม แตะบัตร และปล่อยงานของตัวเองเท่านั้น สำนักงานรู้สึกสงบขึ้นเพราะกระบวนการสอดคล้องกับความอ่อนไหวของเอกสารในที่สุด

นั่นคือเสน่ห์ที่แท้จริงของ เครื่องอ่าน RFID สำหรับการเข้าถึง สำหรับการยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์ มันไม่ได้ขอให้พนักงานกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย มันขอให้พวกเขาทำสิ่งเล็กๆ ที่คุ้นเคยซึ่งพวกเขาเข้าใจอยู่แล้วจากการเข้าถึงประตู แตะบัตร รับเอกสาร เดินต่อไป ความปลอดภัยในสำนักงานที่ดีมักได้ผลดีที่สุดเมื่อมันยืมพฤติกรรมที่ผู้คนรู้อยู่แล้ว

เอเจนซีออกแบบในอัมสเตอร์ดัม

เหตุผลอีกประการที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องในสำนักงานได้ประโยชน์จากเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ คือการพิมพ์มักเคลื่อนที่และคาดเดาไม่ได้มากกว่าที่ผู้จัดการคิด พนักงานไม่ได้พิมพ์จากโต๊ะที่ใกล้ที่สุดเสมอไป พวกเขาพิมพ์ใกล้ห้องประชุม ใกล้ฝ่ายการเงิน ใกล้แผนกต้อนรับ ใกล้แผนกที่บังเอิญมี MFP เร็วกว่า หรือใกล้ชั้นที่พวกเขาทำงานวันนั้น ในสำนักงานแบบไฮบริด สิ่งนี้ยิ่งยุ่งเหยิงขึ้น คนหนึ่งอาจส่งงานจากแล็ปท็อปเครื่องหนึ่ง เดินไปอีกพื้นที่ รับสาย ลืมเอกสารที่พิมพ์ และนึกได้อีกครึ่งชั่วโมงต่อมา โมเดลแบบดั้งเดิมสันนิษฐานว่าผู้คนมีความสม่ำเสมอและมีวินัย สำนักงานจริงไม่ใช่ทั้งสองอย่าง

เอเจนซีออกแบบแห่งหนึ่งในอัมสเตอร์ดัมเจอปัญหานี้หลังจากเปลี่ยนไปใช้ผังที่นั่งที่ยืดหยุ่นขึ้น ทีมต่างๆ ไม่ได้นั่งในย่านที่แน่นอนอีกต่อไป และนิสัยเก่าในการพิมพ์ไปที่อุปกรณ์ "ประจำ" ก็พังลงอย่างรวดเร็ว พนักงานฝ่ายสร้างสรรค์ ผู้จัดการบัญชี และทีมการเงินต่างเคลื่อนไปมาระหว่างชั้นและพื้นที่ใช้ร่วมกัน งานพิมพ์ถูกส่งไปยังเครื่องใดก็ตามที่รู้สึกสะดวกในขณะนั้นตลอดเวลา เอเจนซีไม่ได้มีปัญหาคนในองค์กรที่มุ่งร้าย มันมีปัญหามนุษย์ธรรมดา ผู้คนยุ่งและขี้ลืม การเพิ่มเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะสำหรับการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยเปลี่ยนการพิมพ์ให้เป็นกระบวนการดึงงานแทนกระบวนการหวัง พนักงานสามารถยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์ที่พวกเขายืนอยู่จริง ซึ่งเข้ากับวิธีที่สำนักงานทำงานจริง แทนวิธีที่นโยบายเก่าจินตนาการว่ามันทำงาน

ความแตกต่างระหว่างนโยบายกับความเป็นจริงนั้นสำคัญกว่าที่ผู้จัดการ IT ส่วนใหญ่ยอมรับ กฎการพิมพ์จำนวนมากดูดีในห้องประชุมและพังลงข้างเครื่องพิมพ์ที่ใช้งานจริง

คลินิกเอกชนในเมลเบิร์น

ยังมีประเด็นเรื่องการรักษาความลับ และนี่คือจุดที่กรณีนี้กลายเป็นเรื่องที่เพิกเฉยไม่ได้ สำนักงานพิมพ์สิ่งต่างๆ ที่พวกเขาจะไม่มีวันวางไว้เปิดบนโต๊ะประชุม แต่พวกเขากลับทิ้งเอกสารเหล่านั้นไว้บนถาดเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเป็นประจำ สัญญาจ้างงาน จดหมายค่าตอบแทน บันทึกทางวินัย ราคาซัพพลายเออร์ ร่างคณะกรรมการ จดหมายทางกฎหมาย เอกสารการเข้าซื้อ ข้อเรียกร้องลูกค้า และแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ ล้วนปรากฏในสภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ใช้ร่วมกัน เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้นโดยไม่มีการยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์ สำนักงานก็เท่ากับจ้างบุคคลภายนอกมาดูแลความเป็นส่วนตัวให้กับใครก็ตามที่เดินผ่านมาเป็นคนสุดท้าย

กลุ่มคลินิกเอกชนแห่งหนึ่งในเมลเบิร์นเห็นเรื่องนี้อย่างชัดเจนเมื่อทบทวนเหตุการณ์เกือบพลาดด้านธุรการหลายครั้ง ไม่มีใครแฮ็กอะไร ไม่มีใครขโมยไฟล์ ปัญหาน่าอายที่เรียบง่ายมาก: เอกสารอ่อนไหวไปถึงเครื่องพิมพ์ก่อนที่พนักงานที่ได้รับอนุญาตจะไปถึงเครื่องพิมพ์ ในกรณีหนึ่งมันวางอยู่ที่นั่นนานเกินไป ในอีกกรณีหนึ่งมันปนกับงานอื่น ในอีกกรณีหนึ่งพนักงานหยิบผิดชุดขณะรีบระหว่างงาน หลังการทบทวนนั้น กลุ่มก็หยุดพูดถึงเครื่องพิมพ์ว่าเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่เป็นอันตราย และเริ่มปฏิบัติต่อมันเป็นจุดส่งออกที่ถูกควบคุม เครื่องอ่าน RFID USB ที่อุปกรณ์ใช้ร่วมกันแต่ละเครื่องทำให้แนวคิดนั้นเป็นจริงได้ พนักงานแตะ ปล่อยงาน และเก็บ เอกสารหยุดรออย่างไม่มีใครดูแลให้ใครสักคนนึกได้

นี่คือเหตุผลที่การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยปรากฏขึ้นเรื่อยๆ ในการค้นหาของผู้ซื้อ เช่น เครื่องอ่าน RFID สำหรับเครื่องพิมพ์สำนักงาน เครื่องอ่านบัตร RFID สำหรับล็อกอินเครื่องถ่ายเอกสาร การพิมพ์แบบดึงงานด้วยบัตรพนักงาน โซลูชันการพิมพ์แบบติดตามตัว อุปกรณ์ปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัย และเครื่องอ่านสมาร์ทการ์ดแบบตั้งโต๊ะ USB สำหรับเครื่องพิมพ์ ผู้ซื้อไม่ได้กำลังหาซื้อเครื่องอ่านเพียงอย่างเดียวจริงๆ พวกเขากำลังหาซื้อการควบคุมในไมล์สุดท้ายของกระบวนการพิมพ์

สำนักงานกฎหมายในชิคาโก

และไมล์สุดท้ายนั้นคือที่ที่ปัญหาอาศัยอยู่ สำนักงานกฎหมายแห่งหนึ่งในชิคาโกเรียนรู้เรื่องนี้หลังจากทนายความรุ่นเยาว์ทิ้งร่างข้อตกลงที่มีการแก้ไขไว้บนเครื่องพิมพ์ใช้ร่วมกันใกล้แผนกต้อนรับ แขกไม่ได้อ่านมัน และความเสียหายก็หยุดอยู่แค่นั้น แต่ทีมผู้บริหารตระหนักว่าการตั้งค่าที่มีอยู่จริงๆ นั้นอ่อนแอเพียงใด บริษัทมีสิทธิ์เอกสาร อีเมลเข้ารหัส ห้องแฟ้มที่ล็อก และการเข้าถึงชั้นที่ควบคุมด้วยบัตรอยู่แล้ว แต่เมื่อไฟล์กลายเป็นกระดาษ การควบคุมก็หายไปไม่มากก็น้อย การเพิ่มเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะที่เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องไม่ได้แก้ปัญหาความปลอดภัยทุกอย่างในอาคาร แต่ก็แก้จุดบอดที่น่าอายได้ ทนายความชอบมันเพราะมันรู้สึกเหมือนการขยายการรักษาความลับของลูกค้าตามธรรมชาติ มากกว่ากฎใหม่ที่จู้จี้

นั่นคือจุดแข็งอีกอย่างของเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB มันอธิบายง่าย คุณไม่ต้องใช้สไลด์อบรมยาวๆ คุณไม่ต้องโน้มน้าวพนักงานว่าเครื่องพิมพ์กลายเป็นบังเกอร์ความปลอดภัยสูง คุณเพียงอธิบายว่างานจะถูกพักไว้จนกว่าคนที่ถูกต้องจะมาถึงและแตะบัตร ผู้คนเข้าใจทันที โดยเฉพาะเมื่อพวกเขาเห็นว่าตัวเองลืมเอกสารที่พิมพ์บ่อยแค่ไหนในอดีต

เหนือกว่าความปลอดภัย: ประสิทธิภาพและความรับผิดชอบ

บริษัทการผลิตในโอไฮโอ

บริษัทการผลิตแห่งหนึ่งในโอไฮโอค้นพบประโยชน์ที่ไม่คาดคิดหลังนำการพิมพ์ที่ยืนยันตัวตนด้วยบัตรมาใช้ในสำนักงานจัดซื้อและวางแผนการผลิต เป้าหมายเดิมคือความปลอดภัยของเอกสาร เพราะใบเสนอราคาซัพพลายเออร์และแผ่นต้นทุนภายในทิ้งไว้บนอุปกรณ์ใช้ร่วมกันง่ายเกินไป สิ่งที่ทำให้ผู้จัดการประหลาดใจคือการพิมพ์ซ้ำลดลงมากแค่ไหนหลังเพิ่มการยืนยันตัวตนตอนปล่อยงาน ก่อนการเปลี่ยนแปลง พนักงานส่งงานซ้ำบ่อยเพราะไม่แน่ใจว่างานแรกพิมพ์ออกมาแล้วหรือยัง หรือมีคนอื่นหยิบไปแล้ว เมื่องานถูกพักไว้รอการปล่อย ความไม่แน่ใจนั้นก็ลดลง สำนักงานเป็นระเบียบขึ้นเพราะเครื่องพิมพ์หยุดทำตัวเป็นกล่องปริศนา

นั่นเป็นประเด็นที่ควรค่าแก่การครุ่นคิด เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องไม่ได้แค่ปรับปรุงความปลอดภัย มันปรับปรุงความมั่นใจ พนักงานรู้ว่าเอกสารจะรอจนกว่าพวกเขาจะไปถึง พวกเขารู้ว่าไม่มีใครอื่นควรมีมัน พวกเขารู้ว่าไม่ต้องวนเวียนรอบเครื่องหรือรีบวิ่งข้ามสำนักงานทันทีที่กดพิมพ์ สิ่งนี้สำคัญในแผนกที่ยุ่งวุ่นวายมากกว่าที่ผู้คนคาดคิด

ฝ่ายธุรการมหาวิทยาลัยในดับลิน

สำนักงานธุรการมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งในดับลินพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษกับการประมวลผลการสอบและเอกสารบันทึกนักศึกษา พนักงานเคยพิมพ์เป็นชุดๆ แล้วพยายามจำว่าซ้อนไหนเป็นของใคร ในช่วงเวลาที่มีงานหนัก พื้นที่เครื่องพิมพ์รู้สึกเหมือนจุดตัดที่ยุ่งเหยิงซึ่งหน้ากระดาษลับ แบบฟอร์ม ฉลาก และบันทึกภายในกองรวมกันเร็วกว่าที่ผู้คนจะจัดเรียงได้ เมื่อสำนักงานติดตั้งเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะและเชื่อมเข้ากับการปล่อยงานพิมพ์ พื้นที่เครื่องพิมพ์ก็วุ่นวายน้อยลงเกือบข้ามคืน การเปลี่ยนแปลงไม่หรูหรา มันแค่สะอาดขึ้น บางครั้งความสะอาดก็เป็นข้อโต้แย้งที่แข็งแกร่งที่สุดที่คุณสามารถสร้างได้ในสภาพแวดล้อมสำนักงาน

ยังมีสัญญาณทางวัฒนธรรมที่มาพร้อมกับการยืนยันตัวตนด้วย RFID ที่เครื่องพิมพ์ มันบอกพนักงานว่าเอกสารสำคัญตลอดทั้งกระบวนการ ไม่ใช่แค่ตอนที่ยังอยู่บนหน้าจอ ฟังดูชัดเจน แต่สำนักงานมักทำตัวเหมือนความปลอดภัยของข้อมูลสิ้นสุดลงเมื่อกดปุ่มพิมพ์ ในความเป็นจริง กระดาษมักเป็นขั้นตอนที่ถูกควบคุมน้อยที่สุดในวงจรชีวิตของเอกสาร มันถูกลืม อ่านผิด ถ่ายสำเนา ถ่ายรูป หรือโยนลงถาดผิด เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะข้างเครื่องพิมพ์สร้างเครื่องเตือนที่มองเห็นได้ว่าผลลัพธ์ทางกายภาพสมควรได้รับวินัยด้านตัวตนเช่นเดียวกับการเข้าถึงดิจิทัล

สำนักงานลงทุนอสังหาริมทรัพย์ในสิงคโปร์

สำนักงานลงทุนอสังหาริมทรัพย์แห่งหนึ่งในสิงคโปร์เห็นเรื่องนี้เกิดขึ้นหลังย้ายไปชั้นใหม่ที่มีพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบเปิดมากขึ้น บริษัทชอบผังนี้ แต่ก็ตระหนักอย่างรวดเร็วว่าพื้นที่เปิดและการพิมพ์ใช้ร่วมกันที่ไม่ปลอดภัยเป็นส่วนผสมที่แย่เมื่อมีร่างการเข้าซื้อ การเจรจาสัญญาเช่า และบันทึกภายในเข้ามาเกี่ยวข้อง ทีมผู้บริหารไม่ต้องการปิดกั้นความเปิดของสำนักงาน และก็ไม่จำเป็นต้องทำ เพียงแค่ต้องหยุดปฏิบัติต่อเครื่องพิมพ์เหมือนจุดวางเอกสารสาธารณะ การยืนยันตัวตนด้วยบัตรที่เครื่องพิมพ์ให้การควบคุมที่บริษัทต้องการโดยไม่เปลี่ยนดีไซน์สำนักงานโดยรวม

ความสมดุลแบบนั้นสำคัญเพราะสำนักงานสมัยใหม่ไม่ต้องการมาตรการความปลอดภัยที่รู้สึกเหมือนเป็นการลงโทษ พวกเขาต้องการมาตรการความปลอดภัยที่เข้ากับการเคลื่อนไหวประจำวันอย่างเป็นธรรมชาติ เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB เก่งเรื่องนั้นเพราะมันเล็ก คุ้นเคย และรวดเร็ว การแตะง่ายกว่าการพิมพ์ PIN ที่เครื่องทุกครั้ง มันง่ายกว่าการจำรหัสปล่อยงานพิมพ์แยกต่างหาก มันง่ายกว่าการพึ่งพาให้พนักงานไม่ลืมเอกสาร ในทางปฏิบัติ ยิ่งกระบวนการง่าย ผู้คนก็ยิ่งทำตามอย่างสม่ำเสมอ

บริษัทซอฟต์แวร์ด้านสุขภาพในบอสตัน

บริษัทซอฟต์แวร์ด้านสุขภาพแห่งหนึ่งในบอสตันเรียนรู้เรื่องนี้หลังทดสอบตัวเลือกการปล่อยงานพิมพ์หลายแบบ การปล่อยงานด้วย PIN ดูดีระหว่างการสาธิต แต่พนักงานไม่ชอบการพิมพ์เพิ่มที่อุปกรณ์ใช้ร่วมกัน โดยเฉพาะเมื่อเคลื่อนที่เร็วระหว่างการประชุม งานสนับสนุน และเอกสารลูกค้า กระบวนการที่ใช้บัตรชนะเพราะมันรู้สึกเป็นธรรมชาติ พนักงานใช้ บัตร RFID สำหรับประตูและระบบภายในอื่นๆ อยู่แล้ว การขยายท่าทางเดียวกันนั้นไปสู่การยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์รู้สึกเหมือนสามัญสำนึกมากกว่าระบบราชการใหม่

ฝ่ายจัดซื้อในแมนเชสเตอร์

เหตุผลที่แข็งแกร่งอีกประการในการวางเครื่องอ่านบัตร RFID แบบตั้งโต๊ะที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องคือความรับผิดชอบ สำนักงานแทบไม่ค่อยมีปัญหากับการพิมพ์ในเชิงนามธรรม พวกเขามีปัญหากับการพิมพ์ที่ไม่มีใครเป็นเจ้าของได้ชัดเจน เมื่อแพ็กเกจอ่อนไหวปรากฏที่อุปกรณ์ผิด หรือซ้อนกระดาษพิมพ์สีโผล่ขึ้นมาโดยไม่มีเจ้าของ หรือแบบฟอร์มลับถูกพบแบบทิ้งไว้ ผู้จัดการก็เริ่มถามว่าใครพิมพ์สิ่งนี้ หากไม่มีการควบคุมการปล่อยงานที่เหมาะสม คำตอบมักคลุมเครืออย่างน่ารำคาญ เมื่อมีการปล่อยงานที่ยืนยันตัวตนได้ สายใยก็ชัดเจนขึ้นมาก

ฝ่ายจัดซื้อแห่งหนึ่งในแมนเชสเตอร์เผชิญเรื่องนี้ระหว่างวงจรรีวิวซัพพลายเออร์ที่ยุ่งเหยิง เอกสารราคาถูกพิมพ์ผ่านอุปกรณ์ใช้ร่วมกันหลายเครื่อง และแพ็กเกจที่มีข้อโต้แย้งหนึ่งชิ้นทำให้เกิดการชี้หน้าต่อกันที่ไม่มีใครชอบ ปัญหาไม่ใช่อาชญากรรม มันคือหมอกในกระบวนการ เมื่อฝ่ายเพิ่มการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยที่เปิดใช้ RFID ก็หยุดพึ่งพาความจำและสมมติฐานมากเกินไป กระบวนการได้รับความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ ซึ่งทำให้ฝ่ายมั่นใจมากขึ้นไม่ใช่แค่เรื่องความเป็นส่วนตัว แต่เรื่องวินัยพื้นฐานในสำนักงานด้วย

สิ่งนี้สำคัญเป็นพิเศษในฝ่ายการเงิน HR กฎหมาย และงานสนับสนุนผู้บริหาร แต่จริงๆ แล้วมันไปไกลเกินกว่าทีมเหล่านั้นมาก แผนกใดก็ตามที่จัดการสัญญา ข้อมูลลูกค้า ใบแจ้งหนี้ แบบวิศวกรรม เอกสารวางแผนภายใน หรือข้อมูลที่มีการกำกับดูแล ได้ประโยชน์จากการควบคุมการเข้าถึงเครื่องพิมพ์ สำนักงานมักประเมินต่ำไปว่าเอกสาร "ธรรมดา" จำนวนเท่าไรที่อ่อนไหวเมื่อมันวางอยู่รอบๆ ในรูปแบบกายภาพ

สำนักงานประกันภัยระดับภูมิภาคในกัวลาลัมเปอร์

สำนักงานประกันภัยระดับภูมิภาคแห่งหนึ่งในกัวลาลัมเปอร์เห็นเรื่องนี้ระหว่างการประมวลผลเคลม พนักงานไม่ได้พิมพ์ความลับที่น่าตื่นเต้นทั้งวัน แต่พวกเขาพิมพ์รายละเอียดกรมธรรม์ จดหมายลูกค้า และบันทึกภายในมากพอที่จะทำให้การพิมพ์ใช้ร่วมกันที่ไม่ควบคุมเป็นจุดอ่อนที่ชัดเจน สำนักงานได้ลงทุนในระบบความปลอดภัยที่อื่นแล้ว แต่มุมเครื่องพิมพ์ยังทำตัวเหมือนเขตสบายๆ การติดตั้งเครื่องอ่าน RFID USB ที่เครื่องพิมพ์ช่วยนำสภาพแวดล้อมการพิมพ์ให้สอดคล้องกับท่าทีความปลอดภัยส่วนอื่นของสำนักงาน การแก้ไขเล็กเมื่อเทียบกับโครงการ IT อื่นๆ แต่ตรรกะแข็งแกร่งกว่าการซื้อที่ใหญ่กว่าหลายอย่าง

ยังมีมุมอีกอย่างที่ผู้ซื้อบางครั้งมองข้าม: การควบคุมการเข้าถึงเครื่องพิมพ์ยังทำให้การใช้อุปกรณ์ใช้ร่วมกันเป็นจริงได้มากขึ้นในสำนักงานที่กำลังเติบโต เมื่อพนักงานไว้วางใจการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัย บริษัทสามารถรวมโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์ได้อย่างมั่นใจมากขึ้น แทนที่จะกระจายอุปกรณ์ไปทุกที่เพียงเพื่อลดความกลัวเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ใช้ร่วมกัน สิ่งนี้สามารถสนับสนุนผังสำนักงานที่สะอาดขึ้นและการใช้อุปกรณ์พิมพ์ที่ดีขึ้นโดยไม่ทำให้พนักงานกังวลว่าจะมีคนอื่นเห็นเอกสารของพวกเขา

ศูนย์สนับสนุนซอฟต์แวร์ในออสติน

ศูนย์สนับสนุนซอฟต์แวร์ที่เติบโตเร็วแห่งหนึ่งในออสตินเจอเรื่องนี้เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น บริษัทไม่ต้องการเติมเครื่องพิมพ์เพิ่มในทุกโซนของทีม แต่พนักงานไม่ชอบเดินไปที่อุปกรณ์ส่วนกลางเพราะกังวลว่าคนอื่นอาจหยิบเอกสารของพวกเขาก่อน เมื่อศูนย์เพิ่มเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะและการพิมพ์แบบดึงงานที่ MFP ใช้ร่วมกัน ความลังเลก็ลดลง ผู้คนยินดีใช้อุปกรณ์ส่วนกลางมากขึ้นเพราะงานรอพวกเขาเป็นการส่วนตัว สำนักงานไม่ต้องการเครื่องพิมพ์เพิ่ม มันต้องการการควบคุมการปล่อยงานที่ฉลาดขึ้น

นั่นคือเหตุผลที่กรณีสำหรับเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องแข็งแกร่งกว่าที่ปรากฏในตอนแรก มันไม่ใช่เรื่องของเครื่องอ่านในฐานะผลิตภัณฑ์เดี่ยวจริงๆ มัน是关于การออกแบบใหม่ในช่วงเวลาที่เอกสารดิจิทัลกลายเป็นความเสี่ยงทางกายภาพ ช่วงเวลานั้นเกิดขึ้นที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่อง ทุกวัน บ่อยครั้งหลายสิบหรือหลายร้อยครั้ง และในสำนักงานหลายแห่งมันยังเกิดขึ้นโดยมีการควบคุมน้อยอย่างน่าประหลาดใจ

การตัดสินใจที่ชาญฉลาดสำหรับสำนักงานของคุณ

สำหรับทีมจัดซื้อ คำถามประเมินที่ชาญฉลาดนั้นตรงไปตรงมา เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะรองรับเทคโนโลยีบัตรพนักงานที่ใช้อยู่แล้วได้หรือไม่ มันสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์หรือการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยของสำนักงานได้หรือไม่ มันจะทำงานร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร MFP และเครื่องพิมพ์แผนกที่ใช้ร่วมกันได้อย่างราบรื่นหรือไม่ ประสบการณ์ผู้ใช้เร็วพอที่พนักงานจะไม่พยายามข้ามมันหรือไม่ มันช่วยให้สำนักงานก้าวไปสู่การยืนยันตัวตนด้วยบัตรสำหรับเครื่องพิมพ์โดยไม่สร้างแรงเสียดทานที่ไม่จำเป็นหรือไม่ นั่นคือคำถามที่สำคัญกว่าภาษาฮาร์ดแวร์ที่เปล่งประกาย

บริษัทที่ปรึกษาแห่งหนึ่งในลอนดอนจัดการการนำมาใช้ได้ดีเพราะถามคำถามเหล่านั้นพอดีก่อนสั่งซื้ออะไร แทนที่จะปฏิบัติต่อเครื่องอ่าน RFID สำหรับเครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์เสริมแยกเดี่ยว บริษัทปฏิบัติต่อมันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการความปลอดภัยการพิมพ์ที่กว้างขึ้น ผลลัพธ์รู้สึกสอดคล้องกัน พนักงานใช้บัตรเดิมที่พวกเขารู้อยู่แล้ว เครื่องพิมพ์พักงานไว้จนกว่าจะปล่อย IT ได้การควบคุมที่สะอาดขึ้น ฝ่ายอาคารเห็นเอกสารที่ถูกทิ้งน้อยลง สำนักงานไม่ได้กลายเป็นอนาคตทันที มันแค่กลายเป็นคนประมาทน้อยลง

และนั่นคือข้อโต้แย้งที่ดีที่สุดในการวางเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่อง สำนักงานใช้เงินมากมายในการปกป้องประตูหน้า เครือข่าย แพลตฟอร์มคลาวด์ แล็ปท็อป และห้องประชุม จากนั้นพวกเขาก็ปล่อยให้กระดาษวางอยู่เปิดเผยและหวังว่าจะไม่มีใครสังเกต มันเป็นความขัดแย้งที่แปลก และเมื่อคุณเห็นมันแล้ว คุณก็มองข้ามมันไม่ได้จริงๆ

เครื่องพิมพ์ไม่ใช่แค่เครื่องอำนวยความสะดวก มันเป็นจุดส่งออกของความเสี่ยงทางธุรกิจ เอกสารที่ดูเหมือนได้รับการปกป้องบนหน้าจอไม่ได้รับการปกป้องอีกต่อไปเมื่อมันตกลงบนถาดโดยไม่มีใครดูแล เครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB แก้ช่วงเวลานั้นในแบบที่พนักงานเข้าใจทันทีและทำตามได้โดยไม่ต่อต้าน แตะบัตร ปล่อยงาน รับเอกสาร นั่นเป็นนิสัยในสำนักงานที่แข็งแกร่งกว่าการพิมพ์แล้วหวังให้ดีที่สุดมาก

หากธุรกิจของคุณใช้บัตร RFID พนักงานอยู่แล้ว กรณีก็ยิ่งง่ายขึ้น คุณไว้วางใจบัตรสำหรับการเข้าอยู่แล้ว คุณออกบัตร จัดการ และคาดหวังให้ผู้คนพกมันอยู่แล้ว การขยายความไว้วางใจนั้นไปสู่การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยไม่ใช่เรื่องสุดโต่ง มันสายเกินไปด้วยซ้ำ

นั่นคือเหตุผลที่สำนักงานของคุณต้องการเครื่องอ่าน RFID แบบตั้งโต๊ะ USB ที่เครื่องพิมพ์ทุกเครื่อง ไม่ใช่เพราะฮาร์ดแวร์น่าตื่นเต้น และไม่ใช่เพราะผู้ซื้อต้องการอุปกรณ์อีกหนึ่งชิ้นให้ติดตั้ง แต่เพราะการพิมพ์ยังคงเป็นหนึ่งในจุดที่สำนักงานที่บริหารดีที่สุดสามารถทำตัวประมาทอย่างแปลกๆ ได้ง่ายที่สุด เมื่อเครื่องอ่านอยู่ที่นั่น กระบวนการก็สมเหตุสมผลในที่สุด และเมื่อความปลอดภัยในสำนักงานเริ่มสมเหตุสมผลที่เครื่องพิมพ์ ปัญหาเล็กๆ ในชีวิตประจำวันจำนวนมากก็หยุดเป็นปัญหาไปเลย