ซอฟต์แวร์ติดตามสินทรัพย์ RFID ที่ตอบโจทย์กว่าการใช้ Excel

เหตุใด Excel จึงใช้ไม่ได้ผลสำหรับการติดตามทรัพย์สิน

การเลิกใช้ Excel สำหรับการติดตามทรัพย์สินไม่ได้หมายความว่า Excel ไร้ประโยชน์ Excel มีประโยชน์สำหรับการทำรายการอย่างรวดเร็ว การวางแผนเบื้องต้น ทีมขนาดเล็ก และโครงการจัดระเบียบข้อมูลแบบครั้งเดียว ปัญหาจะเริ่มขึ้นเมื่อบริษัทปฏิบัติต่อสเปรดชีตเสมือนเป็นระบบการจัดการทรัพย์สิน ตอนแรกดูเหมือนไม่มีอะไรเสียหาย มีเพียงไม่กี่คอลัมน์สำหรับชื่อทรัพย์สิน หมายเลขเครื่อง ตำแหน่งที่ตั้ง ผู้รับผิดชอบ วันที่จัดซื้อ และสถานะ อาจมีรหัสสีสำหรับรายการที่สูญหาย อาจมีชีตที่สองสำหรับการซ่อมแซม จากนั้นบริษัทเติบโตขึ้น ทรัพย์สินเคลื่อนย้าย พนักงานยืมอุปกรณ์ แผนกเปลี่ยนชื่อห้อง บันทึกเก่าถูกคัดลอก ไฟล์ใหม่ถูกส่งต่อทางอีเมล และทันใดนั้นก็ไม่มีใครรู้ว่าสเปรดชีตใดคือไฟล์ตัวจริง นั่นคือจุดที่ Excel หยุดช่วยและเริ่มโกหกอย่างเงียบ ๆ

ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID แก้ปัญหาที่แตกต่างออกไป ไม่ได้เป็นเพียงการเก็บรายการสิ่งของ แต่เชื่อมโยงทรัพย์สินทางกายภาพเข้ากับเหตุการณ์การสแกนจริง ผู้ใช้งาน ตำแหน่งที่ตั้ง ประวัติการบำรุงรักษา การตรวจสอบ และกฎทางธุรกิจ เมื่อ เครื่องอ่าน RFID แบบมือถือ สแกนรถเข็นแล็ปท็อป ห้องอุปกรณ์การแพทย์ ชั้นวางในคลังสินค้า หรือตู้เก็บเครื่องมือ ซอฟต์แวร์จะอัปเดตสิ่งที่อยู่จริง เมื่อพอร์ทัล RFID แบบติดตั้งบันทึกการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ผ่านประตู ระบบจะสร้างเหตุการณ์การเคลื่อนย้าย เมื่อผู้ใช้เบิกทรัพย์สิน บันทึกจะเปลี่ยนจากพร้อมใช้งานเป็นถูกมอบหมาย ความแตกต่างนี้สำคัญเพราะการติดตามทรัพย์สินไม่ใช่เอกสาร แต่เป็นกระบวนการที่มีชีวิต

เมื่อบันทึกในสเปรดชีตกลายเป็นข้อมูลล้าสมัย

เขตการศึกษาในภูมิภาคแห่งหนึ่งใน Oregon ได้เรียนรู้เรื่องนี้หลังจากพยายามจัดการแท็บเล็ต โปรเจกเตอร์ เราเตอร์ และแล็ปท็อปในห้องเรียนด้วยสเปรดชีต แต่ละโรงเรียนเก็บไฟล์ของตนเอง และฝ่ายไอทีรวมการอัปเดตปีละสองครั้ง เมื่อถึงเวลาตรวจสอบช่วงฤดูร้อน บันทึกก็ล้าสมัยไปแล้ว อุปกรณ์ถูกยืมให้ครู ย้ายระหว่างห้องเรียน ส่งซ่อม หรือปลดระวาง โดยที่สเปรดชีตไม่ได้รับการอัปเดต หลังจากเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินด้วย RFID พร้อม ฉลาก UHF RFID บนรถเข็นอุปกรณ์และใช้บาร์โค้ดสำรองบนอุปกรณ์เสริมชิ้นเล็ก เขตการศึกษาสามารถสแกนแต่ละห้องเรียนและเปรียบเทียบทรัพย์สินทางกายภาพกับตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายได้ ชัยชนะครั้งใหญ่ไม่ใช่เทคโนโลยีล้ำสมัย แต่เป็นการที่ในที่สุดก็รู้ว่าข้อยกเว้นใดเป็นของจริง

Excel ทำงานได้ยากเพราะพึ่งพาการที่ผู้คนจดจำที่จะอัปเดตในเวลาที่เหมาะสมพอดี มีคนย้ายจอมอนิเตอร์จากฝ่ายการเงินไปฝ่ายทรัพยากรบุคคลและวางแผนจะอัปเดตไฟล์ภายหลัง มีคนยืมเครื่องสแกนสำหรับการนับในคลังสินค้าและลืมบอกใคร มีคนส่งสเปรดชีตฉบับแก้ไขทางอีเมล ขณะที่อีกคนยังคงแก้ไขฉบับเก่าอยู่ สิ่งเหล่านี้เป็นพฤติกรรมปกติของมนุษย์ ไม่ใช่ความล้มเหลวที่พบได้ยาก ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID ลดช่องว่างระหว่างการเคลื่อนย้ายกับการอัปเดตบันทึก การสแกนกลายเป็นการอัปเดต หรืออย่างน้อยก็เป็นตัวกระตุ้นให้ตรวจสอบ ซึ่งทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันมากขึ้นและพึ่งพาความจำน้อยลง

โรงพยาบาลแห่งหนึ่งใน Manchester ประสบปัญหานี้กับเครื่องสูบสารละลายและอุปกรณ์วินิจฉัยแบบพกพา ทีมชีวการแพทย์ใช้ Excel เพื่อติดตามวันบำรุงรักษา ขณะที่หน่วยพยาบาลเก็บรายการอย่างไม่เป็นทางการว่ามีอะไรอยู่บนแต่ละชั้น ในช่วงเวลาที่ยุ่ง อุปกรณ์เคลื่อนย้ายระหว่างหอผู้ป่วยโดยไม่มีการส่งมอบอย่างเป็นทางการ สเปรดชีตบอกอย่างหนึ่ง ตู้บอกอีกอย่าง และเจ้าหน้าที่คลินิกเสียเวลาในการค้นหา โรงพยาบาลได้ย้ายอุปกรณ์เคลื่อนที่มูลค่าสูงเข้าสู่ระบบติดตามทรัพย์สินด้วย RFID เจ้าหน้าที่สามารถสแกนห้องเก็บของด้วยเครื่องอ่านแบบพกพา เห็นว่าเครื่องสูบใดอยู่ และทำเครื่องหมายหน่วยที่สูญหายหรือถึงกำหนดซ่อม ซอฟต์แวร์ไม่ได้แทนที่ดุลยพินิจทางคลินิก แต่หยุดยั้งไม่ให้บันทึกอุปกรณ์อาศัยอยู่ในสามที่ที่ไม่เชื่อมต่อกัน

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการจริง ๆ

ตัวตนเฉพาะของทรัพย์สินต้องมาก่อน

ซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการจริง ๆ ควรเริ่มจากตัวตนเฉพาะของทรัพย์สิน ทรัพย์สินแต่ละชิ้นต้องมี ID ที่เชื่อถือได้หนึ่งรายการซึ่งเชื่อมโยงแท็ก RFID บาร์โค้ด หมายเลขเครื่อง หมายเลขทรัพย์สินภายใน บันทึกการจัดซื้อ และชื่อที่ผู้ใช้เห็น หากไม่มีชั้นตัวตนนี้ แม้แต่เครื่องอ่าน RFID ที่ดีที่สุดก็เพียงเก็บหมายเลขแท็ก ระบบที่ดีช่วยให้คุณค้นหาด้วยแท็ก หมายเลขเครื่อง ประเภททรัพย์สิน แผนก ตำแหน่งที่ตั้ง ผู้ดูแล สภาพ สถานะการรับประกัน หรือกำหนดการบำรุงรักษา อีกทั้งยังให้คุณแนบรูปภาพ ใบแจ้งหนี้ คู่มือ ใบรับรอง บันทึกการตรวจสอบ และบันทึกการปลดระวางได้ Excel เก็บข้อมูลบางส่วนนี้ได้ แต่จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากอย่างรวดเร็วเมื่อมีผู้ใช้หลายคน ไฟล์แนบ การตรวจสอบ และกฎเกี่ยวกับสิทธิ์เข้ามาเกี่ยวข้อง

บริษัทรับเหมาก่อสร้างแห่งหนึ่งใน Alberta ติดตามเครื่องกำเนิดไฟฟ้า เครื่องวัดระดับเลเซอร์ อุปกรณ์ความปลอดภัย วิทยุสื่อสาร และเครื่องมือไฟฟ้าทั่วไซต์งาน สเปรดชีตเดิมแสดงความเป็นเจ้าของ แต่ไม่แสดงตำแหน่งที่ตั้งจริง หัวหน้างานไซต์มักเก็บสำเนาท้องถิ่นไว้เพราะไฟล์ส่วนกลางรู้สึกว่าล้าสมัย บริษัทนำซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID บนคลาวด์มาใช้ พร้อม แท็ก RFID แบบทนทาน สำหรับอุปกรณ์มูลค่าสูง เมื่อเครื่องมือออกจากลาน การสแกนขาออกจะมอบหมายให้กับไซต์งาน เมื่อเครื่องมือกลับมา การสแกนขาเข้าจะปิดวงจร หัวหน้างานยังคงดูทรัพย์สินบนอุปกรณ์มือถือได้ แต่พวกเขาไม่ได้แก้ไขสเปรดชีตแยกต่างหากที่เบี่ยงเบนไปจากความเป็นจริงอีกต่อไป

ประวัติตำแหน่งที่ตั้งเปลี่ยนการคาดเดาให้เป็นหลักฐาน

ประวัติตำแหน่งที่ตั้งเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการเลิกใช้ Excel สเปรดชีตมักแสดงตำแหน่งที่รู้ล่าสุด หากมีคนอัปเดต ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สามารถแสดงประวัติการเคลื่อนย้ายได้ว่า ทรัพย์สินถูกสแกนเมื่อใด ที่ไหน โดยใคร ด้วยเครื่องอ่านใด และภายใต้ธุรกรรมใด สิ่งนี้สำคัญเมื่อมีของสูญหาย แทนที่จะโต้เถียงกันว่าคนสุดท้ายที่จำได้ว่าเห็นมันคือใคร ทีมสามารถตรวจสอบประวัติการสแกนได้ ครั้งสุดท้ายที่เห็นอยู่ในห้องซ่อม ลานขนถ่าย ไซต์ลูกค้า ห้องปฏิบัติการ ยานพาหนะ ชั้นวาง หรือกรงเก็บของหรือไม่ คำตอบอาจไม่ได้กู้คืนทรัพย์สินได้ทันที แต่ให้จุดเริ่มต้นแก่การสืบสวน

ร้านให้เช่าอุปกรณ์ถ่ายภาพยนตร์แห่งหนึ่งใน Los Angeles ใช้สเปรดชีตสำหรับกล้อง เลนส์ ขาตั้งกล้อง ชุดไฟ แบตเตอรี่ และจอมอนิเตอร์ ทีมงานระมัดระวัง แต่การคืนอุปกรณ์เช่าวุ่นวายหลังการถ่ายทำช่วงสุดสัปดาห์ เลนส์ที่หายไปเพียงตัวเดียวอาจทำให้ต้องค้นหาและโทรหาลูกค้าหลายชั่วโมง ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินที่รองรับ RFID ชุดอุปกรณ์แต่ละชุดถูกสแกนก่อนส่งมอบและอีกครั้งเมื่อคืน หากเลนส์ แพ็กแบตเตอรี่ หรือจอมอนิเตอร์หายไป ระบบจะแสดงให้เห็นก่อนที่ลูกค้าจะออกจากเคาน์เตอร์ บริษัทยังคงตรวจสอบสภาพด้วยมือ แต่การตรวจสอบตัวตนและความครบถ้วนรวดเร็วขึ้นมาก

เวิร์กโฟลว์ที่ Excel บังคับใช้ได้อย่างน่าเชื่อถือไม่ได้

การควบคุมการรับเข้าและเบิกออก

ซอฟต์แวร์ควรสนับสนุนเวิร์กโฟลว์การรับเข้าและเบิกออกด้วย ทรัพย์สินหลายชิ้นไม่ได้เพียงวางอยู่ในห้อง แต่ถูกยืม มอบหมาย ให้ยืม ซ่อม จอง โอนย้าย หรือปลดระวาง Excel เพิ่มคอลัมน์สำหรับสถานะได้ แต่ไม่สามารถบังคับใช้กระบวนการที่ชัดเจนได้ ระบบการจัดการทรัพย์สินด้วย RFID ที่เหมาะสมสามารถกำหนดให้ต้องระบุผู้ใช้ กำหนดส่ง จุดหมายปลายทาง การอนุมัติ หรือรหัสเหตุผลก่อนที่ทรัพย์สินจะเปลี่ยนสถานะ สามารถส่งการแจ้งเตือนเกินกำหนด ล็อกไม่ให้ทรัพย์สินบางรายการถูกเบิกออก และสร้างร่องรอยการตรวจสอบ สิ่งนี้สำคัญเมื่อทรัพย์สินมีมูลค่าทางธุรกิจ ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือผลกระทบด้านความปลอดภัย

ภาควิชาวิศวกรรมศาสตร์ของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งใน Singapore จัดการโดรน เซ็นเซอร์ เครื่องมือในห้องปฏิบัติการ และชุดภาคสนามสำหรับโครงการของนักศึกษา Excel ใช้ได้ผลเมื่อช่างเทคนิคคนเดียวดูแลทุกอย่าง เมื่ออาจารย์มากขึ้นเริ่มยืมชุดอุปกรณ์ ระบบก็ยุ่งเหยิง ภาควิชาเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID พร้อมบันทึกการเบิกของนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ ชุดอุปกรณ์ถูกสแกนเมื่อจ่ายและเมื่อคืน และรายการเกินกำหนดจะกระตุ้นการแจ้งเตือน ช่างเทคนิคหยุดไล่ตามบันทึกที่เขียนด้วยมือ และนักศึกษาได้เรียนรู้ว่าการยืมอุปกรณ์มาพร้อมบันทึกที่มองเห็นได้ กระบวนการยุติธรรมขึ้นเพราะซอฟต์แวร์ปฏิบัติต่อการส่งมอบทุกครั้งเหมือนกัน

กฎการบำรุงรักษาและข้อจำกัดการให้บริการ

การติดตามการบำรุงรักษาเป็นอีกด้านที่ Excel ถูกดึงให้ตึงเกินไป ทรัพย์สินอาจต้องตรวจสอบทุก 30 วัน ปรับเทียบทุกหกเดือน เปลี่ยนแบตเตอรี่ทุกปี ทดสอบความปลอดภัยก่อนนำไปใช้งาน หรือรับบริการภายใต้การรับประกันก่อนกำหนด สเปรดชีตแสดงวันที่ได้ แต่ไม่ได้เชื่อมโยงกับเหตุการณ์การสแกน ใบสั่งงาน การแจ้งเตือนผู้ใช้ หรือข้อจำกัดสถานะโดยธรรมชาติ ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สามารถทำเครื่องหมายทรัพย์สินว่าถึงกำหนดซ่อมเมื่อถูกสแกน บล็อกไม่ให้จ่ายออก สร้างใบงานบำรุงรักษา และเก็บบันทึกการดำเนินการเสร็จสิ้น สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้เครื่องมือยังคงหมุนเวียนอยู่เพียงเพราะไม่มีใครกรองสเปรดชีตก่อนที่มันจะออกจากชั้นวาง

โรงงานแปรรูปอาหารแห่งหนึ่งใน Denmark ใช้ซอฟต์แวร์ RFID จัดการเทอร์โมมิเตอร์แบบมือถือ เครื่องตรวจจับโลหะ ตุ้มน้ำหนักปรับเทียบ เครื่องมือทำความสะอาด และอุปกรณ์ความปลอดภัย ก่อนใช้ RFID วันบำรุงรักษาถูกเก็บใน Excel ขณะที่ทีมผลิตหยิบเครื่องมือจากตู้เป็นครั้งคราว รายการที่ถึงกำหนดปรับเทียบยังคงถูกใช้งานนานเกินไป ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID การสแกนตู้แสดงว่ารายการใดพร้อมใช้งานและรายการใดถูกบล็อกเพื่อปรับเทียบ ระบบไม่ได้เพียงนับทรัพย์สิน แต่ปกป้องกระบวนการจากการใช้ทรัพย์สินผิดชิ้นในเวลาผิด

การตรวจสอบที่รวดเร็วขึ้นและทัศนวิสัยการดำเนินงานที่ดีขึ้น

การตรวจสอบสินค้าคงคลังตามข้อยกเว้น

การตรวจสอบสินค้าคงคลังคือจุดที่ความเจ็บปวดจาก Excel ปรากฏชัด การตรวจสอบทรัพย์สินด้วยมือมักเกี่ยวข้องกับการเดินไปรอบ ๆ พร้อมรายการที่พิมพ์หรือแท็บเล็ต ตรวจสอบหมายเลขเครื่อง และทำเครื่องหมายว่าพบหรือหายไป ช้า เหนื่อย และเต็มไปด้วยโอกาสผิดพลาด RFID เปลี่ยนกระบวนการตรวจสอบเพราะเจ้าหน้าที่สามารถสแกนทรัพย์สินที่ติดแท็กจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์เปรียบเทียบทรัพย์สินที่คาดหวังกับทรัพย์สินที่สแกนได้และสร้างรายการข้อยกเว้น ทีมใช้เวลาในการสืบสวนทรัพย์สินที่สูญหาย ไม่คาดคิด หรือวางผิดที่ แทนที่จะยืนยันทุกรายการทีละชิ้น นั่นคือคุณค่าที่แท้จริงของการจัดการสินค้าคงคลังด้วย RFID

ระบบห้องสมุดสาธารณะแห่งหนึ่งใน Melbourne ใช้การติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สำหรับแล็ปท็อป แท็บเล็ต โปรเจกเตอร์ ฮอตสปอตเคลื่อนที่ และอุปกรณ์เทคโนโลยีสิ่งอำนวยความสะดวก สาขาต่าง ๆ ส่งสเปรดชีตรายเดือนไปยังสำนักงานส่วนกลาง และไฟล์ไม่เคยตรงกันอย่างสมบูรณ์ หลังจากนำซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินด้วย RFID มาใช้ แต่ละสาขาทำการตรวจสอบอย่างรวดเร็วด้วยเครื่องอ่านแบบพกพา ซอฟต์แวร์แสดงรายการที่พบในสาขาผิด อุปกรณ์ที่ไม่เห็นมานานเกินไป และทรัพย์สินที่ถึงกำหนดเปลี่ยน เจ้าหน้าที่ยังคงต้องแก้ไขข้อยกเว้น แต่การตรวจสอบกลายเป็นงานที่มุ่งเน้นแทนการสืบสวนเต็มรูปแบบ

การเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจ

การเชื่อมต่อสำคัญเพราะข้อมูลทรัพย์สินไม่ค่อยเป็นของทีมเดียว ฝ่ายการเงินสนใจค่าเสื่อมราคาและสินทรัพย์ถาวร ฝ่ายไอทีสนใจผู้ใช้ อุปกรณ์ และตั๋วสนับสนุน ฝ่ายอาคารสถานที่สนใจเฟอร์นิเจอร์ กุญแจ เครื่องมือ และการบำรุงรักษา ฝ่ายปฏิบัติการสนใจความพร้อมใช้งาน ฝ่ายจัดซื้อสนใจประวัติการจัดซื้อและการรับประกันจากผู้ขาย ฝ่ายความปลอดภัยสนใจการเคลื่อนย้ายและการสูญหาย ระบบติดตามทรัพย์สินด้วย RFID ที่มีประโยชน์ควรเชื่อมต่อกับ ERP, CMMS, ITSM, HR การจัดซื้อ การจัดการคลังสินค้า หรือระบบบัญชีตามความจำเป็น หากแพลตฟอร์ม RFID กลายเป็นฐานข้อมูลแยกอีกแห่ง บริษัทก็เพียงแทนที่ไซโลหนึ่งด้วยอีกไซโลหนึ่ง

ผู้ให้บริการโลจิสติกส์แห่งหนึ่งใน Rotterdam ใช้การติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สำหรับตู้คอนเทนเนอร์แบบหมุนเวียน เครื่องสแกนแบบพกพา รถยกพาเลท อุปกรณ์ท่าเทียบเรือ และอุปกรณ์ติดตั้งที่เป็นของลูกค้า สเปรดชีตเดิมแสดงจำนวน แต่ไม่แสดงการไหล ระบบ RFID แสดงว่าเส้นทางลูกค้าบางเส้นทางถือทรัพย์สินแบบหมุนเวียนนานกว่าที่คาดไว้มาก อีกทั้งยังแสดงว่าพื้นที่ท่าเทียบเรือใดมีข้อยกเว้นอุปกรณ์สูญหายซ้ำ ๆ บริษัทใช้ข้อมูลนั้นเพื่อเปลี่ยนนโยบายการคืนและกฎการจัดวาง ซอฟต์แวร์สร้างข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจเพราะข้อมูลมาจากเหตุการณ์การสแกนจริงแทนการคาดเดารายไตรมาส

การควบคุม การรายงาน และการนำไปใช้บนมือถือ

สิทธิ์และการเข้าถึงตามบทบาท

สิทธิ์และบทบาทก็สำคัญเช่นกัน ไฟล์ Excel เปิดกว้างเกินไปหรือล็อกแน่นเกินไป หากผู้ใช้หลายคนแก้ไขได้ คุณภาพข้อมูลก็เสียหาย หากมีเพียงคนเดียวที่แก้ไขได้ การอัปเดตก็ติดขัด ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สามารถให้สิทธิ์ที่แตกต่างกันแก่ผู้คนต่าง ๆ ได้ พนักงานคลังสินค้าอาจสแกนและเคลื่อนย้ายทรัพย์สิน หัวหน้างานอาจอนุมัติการโอนย้าย ฝ่ายการเงินอาจดูฟิลด์การจัดซื้อและค่าเสื่อมราคา ฝ่ายบำรุงรักษาอาจอัปเดตบันทึกการซ่อม ฝ่ายไอทีอาจมอบหมายแล็ปท็อปให้พนักงาน ผู้ตรวจสอบอาจดูประวัติแต่ไม่เปลี่ยนบันทึก การควบคุมตามบทบาทนี้ทำให้ระบบมีประโยชน์โดยไม่กลายเป็นสิ่งที่ใครก็ทำอะไรก็ได้

การรายงานไม่ควรเป็นเรื่องที่คิดทีหลัง ซอฟต์แวร์ควรตอบคำถามที่ผู้จัดการถามจริง ๆ ว่า ทรัพย์สินใดสูญหาย ตำแหน่งใดมีสินค้ามากเกินไป รายการใดไม่เห็นมา 90 วัน ทรัพย์สินใดถึงกำหนดบำรุงรักษา ผู้ใช้คนใดมีอุปกรณ์เกินกำหนด ประเภททรัพย์สินใดมีอัตราการสูญหายสูงสุด โครงการใดถืออุปกรณ์มากกว่าที่วางแผนไว้ แท็กใดล้มเหลวระหว่างการตรวจสอบ Excel สร้างรายงานได้ แต่รายงานเหล่านั้นขึ้นอยู่กับการทำความสะอาดด้วยมือ ซอฟต์แวร์ RFID ควรสร้างแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และรายงานตามกำหนดจากข้อมูลการสแกน ไม่ใช่จากเซสชันคัดลอกวางช่วงบ่ายวันศุกร์ของใครบางคน

เวิร์กโฟลว์บนมือถือสำหรับผู้ใช้ในโลกจริง

การใช้งานบนมือถือเป็นตัวตัดสินการนำไปใช้ หากพนักงานต้องเดินกลับไปที่คอมพิวเตอร์ในออฟฟิศหลังการสแกนทุกครั้ง พวกเขาจะหยุดอัปเดตระบบ ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID ที่เหมาะสมควรทำงานร่วมกับเครื่องอ่าน RFID แบบมือถือ โทรศัพท์มือถือสำหรับการสแกนบาร์โค้ดหรือ NFC ตามความเหมาะสม สถานีตั้งโต๊ะ และพอร์ทัลแบบติดตั้ง หน้าจอควรแสดงการดำเนินการง่าย ๆ เช่น รับเข้า เคลื่อนย้าย มอบหมาย คืน ตรวจสอบ ซ่อม ปลดระวาง จอง หรือค้นหา ผู้ที่ทำงานทางกายภาพไม่ต้องการแบบฟอร์มซับซ้อนที่มีฟิลด์ไม่บังคับยี่สิบฟิลด์ พวกเขาต้องการเวิร์กโฟลว์ที่รวดเร็วและแม่นยำซึ่งตรงกับงาน

ระบบควรสนับสนุนบาร์โค้ดและ RFID ไปพร้อมกัน ไม่ใช่ทุกทรัพย์สินที่ต้องมีแท็ก RFID รายการมูลค่าต่ำบางรายการอาจต้องการเพียงฉลากบาร์โค้ด ทรัพย์สินที่เป็นโลหะบางรายการอาจต้องการแท็ก RFID แบบทนทานสำหรับโลหะ อุปกรณ์เสริมชิ้นเล็กบางชิ้นอาจถูกติดตามเป็นส่วนหนึ่งของชุด เอกสารบางอย่างอาจใช้รหัส QR โซลูชันการติดตามทรัพย์สินที่ใช้งานได้จริงช่วยให้บริษัทเลือกวิธีการระบุตัวตนที่เหมาะสมสำหรับทรัพย์สินแต่ละประเภท แทนที่จะบังคับใช้เทคโนโลยีเดียวกับทุกอย่าง RFID ทรงพลัง แต่ควรนำไปใช้ในจุดที่ความเร็ว การสแกนจำนวนมาก การอ่านโดยไม่ต้องเห็นโดยตรง หรือระบบอัตโนมัติด้านการเคลื่อนย้ายสร้างคุณค่าที่แท้จริง

การนำไปใช้: ทำความสะอาดข้อมูลก่อนที่คุณจะเชื่อถือ

การย้ายข้อมูลจาก Excel ต้องมีการตรวจสอบ

การทำความสะอาดข้อมูลเป็นขั้นตอนที่เจ็บปวดซึ่งไม่มีใครควรข้าม ก่อนย้ายข้อมูลจาก Excel บริษัทต้องลบรายการซ้ำ ทำให้ชื่อเป็นมาตรฐาน ยืนยันหมายเลขเครื่อง กำหนดตำแหน่งที่ตั้ง ตัดสินใจหมวดหมู่ทรัพย์สิน และระบุรายการที่ปลดระวาง การอัปโหลดสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงเข้าสู่ซอฟต์แวร์ RFID ไม่ได้ทำให้ข้อมูลสะอาดขึ้นอย่างมหัศจรรย์ แต่เพียงทำให้ข้อมูลแย่สแกนได้ง่ายขึ้น การนำไปใช้ที่ดีรวมถึงขั้นตอนการติดแท็กและตรวจสอบซึ่งทรัพย์สินทางกายภาพแต่ละชิ้นถูกจับคู่กับบันทึก นั่นคือช่วงเวลาที่สมมติฐานเก่าควรถูกท้าทาย

สำนักงานรัฐบาลเทศบาลแห่งหนึ่งใน Chicago ค้นพบทรัพย์สินผีหลายร้อยรายการระหว่างการย้ายข้อมูลจากสเปรดชีตไปยังซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินด้วย RFID จอมอนิเตอร์บางตัวถูกรีไซเคิลไปหลายปีแล้ว โต๊ะบางตัวถูกย้ายระหว่างแผนกแต่ไม่เคยถูกมอบหมายใหม่ แล็ปท็อปบางเครื่องถูกระบุอยู่ภายใต้พนักงานที่ลาออกไปแล้ว การเริ่มใช้งาน RFID บังคับให้มีการตรวจสอบทางกายภาพ ซึ่งตอนแรกดูช้าแต่สร้างฐานข้อมูลที่น่าเชื่อถือ หลังจากนั้น การตรวจสอบต่อเนื่องก็ง่ายขึ้นมากเพราะระบบเริ่มจากความเป็นจริงแทนที่จะเป็นเอกสารเก่า

ความปลอดภัย ร่องรอยการตรวจสอบ และการติดตาม custody

ความปลอดภัยและร่องรอยการตรวจสอบสำคัญเพราะบันทึกทรัพย์สินสามารถส่งผลต่อเงิน การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความรับผิดชอบ ซอฟต์แวร์ควรแสดงว่าใครเปลี่ยนบันทึก เมื่อใด และทำไม ควรรักษาประวัติเมื่อทรัพย์สินถูกโอนย้าย ซ่อม ตัดจำหน่าย หรือปลดระวาง ควรป้องกันการลบบันทึกสำคัญอย่างเงียบ ๆ ควรรองรับการส่งออกสำหรับการตรวจสอบโดยไม่ให้ผู้ใช้ทุกคนจัดการข้อมูลต้นทาง Excel ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ในระดับจำกัด แต่ไม่ได้ถูกสร้างมาเป็นระบบติดตาม custody ที่เชื่อถือได้สำหรับทรัพย์สินสำคัญ

บริษัทฝึกอบรมอุปกรณ์การแพทย์แห่งหนึ่งใน Zurich ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID สำหรับอุปกรณ์ให้ยืมที่ส่งไปยังโรงพยาบาลและศูนย์การสอน บริษัทต้องพิสูจน์ว่าเมื่อใดอุปกรณ์ถูกจัดส่ง รับ คืน ทำความสะอาด และซ่อม Excel ไม่สามารถให้การติดตาม custody ที่เชื่อถือได้เพราะเจ้าหน้าที่แก้ไขบันทึกหลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้น ระบบใหม่บันทึกเหตุการณ์การสแกนและการกระทำของผู้ใช้แต่ละครั้ง เมื่อลูกค้าโต้แย้งเรื่องอุปกรณ์ที่สูญหาย ทีมสามารถแสดงการสแกนขาออก การส่งมอบให้ผู้ขนส่ง การสแกนขาเข้า และรายงานข้อยกเว้นสุดท้าย บทสนทนากลายเป็นข้อเท็จจริงแทนที่จะเป็นอารมณ์

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID ที่เหมาะสม

ซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการจริง ๆ ไม่ใช่แพลตฟอร์มที่ซับซ้อนที่สุดในตลาด แต่เป็นแพลตฟอร์มที่เข้ากับการเคลื่อนย้ายทรัพย์สินของคุณ ควรสร้างตัวตนเฉพาะของทรัพย์สิน รองรับการสแกน RFID และบาร์โค้ด แสดงตำแหน่งที่ตั้งจริง จัดการการรับเข้าและเบิกออก ติดตามการบำรุงรักษา จัดการการตรวจสอบ เชื่อมต่อกับระบบหลัก บังคับใช้สิทธิ์ ให้รายงานที่มีประโยชน์ และทำงานบนอุปกรณ์ที่พนักงานของคุณใช้จริง ควรทำให้การอัปเดตตามปกติง่ายกว่าการเพิกเฉยต่อระบบ ประเด็นสุดท้ายนี้สำคัญ หากกระบวนการอย่างเป็นทางการช้ากว่าทางลัด ทางลัดจะชนะ

สำหรับบริษัทที่กำลังค้นหาซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินด้วย RFID ระบบการจัดการทรัพย์สินด้วย RFID ซอฟต์แวร์ติดตามสินทรัพย์ถาวร การจัดการสินค้าคงคลังด้วย UHF RFID การติดตามทรัพย์สินบนคลาวด์ ซอฟต์แวร์เครื่องอ่าน RFID แบบมือถือ การติดตามเครื่องมือด้วย RFID ซอฟต์แวร์ติดตามทรัพย์สินไอที หรือโซลูชันติดตามอุปกรณ์ RFID คำถามเริ่มต้นที่ดีที่สุดไม่ใช่ "เรานำเข้าไฟล์ Excel ได้ไหม" คำถามที่ดีกว่าคือ "การเคลื่อนย้ายทรัพย์สินใดที่ปัจจุบันมองไม่เห็น ล่าช้า หรือเป็นข้อโต้แย้ง" ซอฟต์แวร์ควรแก้ไขการเคลื่อนย้ายเหล่านั้น สเปรดชีตเป็นเพียงอาการ

Excel สบายใจเพราะทุกคนรู้จัก ความสบายใจนั้นคือเหตุผลที่บริษัทใช้มันต่อไปนานหลังจากที่มันไม่ปลอดภัยอีกต่อไป การติดตามทรัพย์สินต้องการหลักฐานทางกายภาพที่เป็นปัจจุบัน ไม่ใช่เพียงแถวและคอลัมน์ ต้องการเหตุการณ์การสแกน ประวัติตำแหน่งที่ตั้ง ความรับผิดชอบ กฎการบำรุงรักษา และการจัดการข้อยกเว้น ต้องการวิธีให้ผู้คนบนพื้นที่ ในออฟฟิศ ในลาน และในภาคสนามอัปเดตความเป็นจริงโดยไม่ต้องส่งอีเมลอีกเวอร์ชันของความจริง

ดังนั้นเลิกใช้ Excel เป็นระบบบันทึกสำหรับทรัพย์สินที่เคลื่อนย้าย เก็บไว้สำหรับการวิเคราะห์ การส่งออก และการวางแผนอย่างรวดเร็วหากคุณต้องการ แต่อย่าขอให้มันจัดการรายการหลายพันชิ้นที่เคลื่อนผ่านผู้คน ห้อง ยานพาหนะ ลูกค้า การซ่อม และการตรวจสอบ ซอฟต์แวร์ RFID ให้บันทึกที่มีชีวิตแก่ทรัพย์สินซึ่งผูกกับารสแกนทางกายภาพ นั่นคือความแตกต่าง สเปรดชีตบอกคุณว่ามีคนเคยพิมพ์อะไร ระบบติดตามทรัพย์สินด้วย RFID จริงบอกคุณว่าจริง ๆ แล้วเห็นอะไร ที่ไหน และควรเกิดอะไรต่อไป