เหตุผลที่ฝ่าย IT ซ่อนไมโครแท็ก RFID ภายในแล็ปท็อปของบริษัท

แล็ปท็อปของบริษัทเคลื่อนย้ายมากกว่าทรัพย์สินองค์กรประเภทอื่นเกือบทั้งหมด ออกจากสำนักงานในกระเป๋าเป้ วางอยู่ในห้องพักโรงแรม เดินทางผ่านสนามบิน ย้ายระหว่างแผนก กลับมาซ่อม หายเข้าไปในตู้เก็บของ และบางครั้งก็อยู่กับพนักงานต่อไปอีกนานหลังบทบาทเปลี่ยน สำหรับผู้จัดการฝ่ายไอที ความคล่องตัวนี้สร้างปัญหาในแต่ละวัน กล่าวคือ ทะเบียนทรัพย์สินบันทึกอย่างหนึ่ง เฮลป์เดสก์บอกอีกอย่าง และอุปกรณ์จริงอาจวางอยู่ใต้โต๊ะของใครสักคนพร้อมแบตเตอรี่ที่หมด โดยไม่มีใครจำได้ว่าใครเป็นคนเซ็นรับออกไป

นั่นคือเหตุผลที่ แท็ก RFID ขนาดเล็ก กำลังได้รับความสนใจในการติดตามแล็ปท็อปขององค์กร แท็กเหล่านี้มีขนาดเล็กพอที่จะติดตั้งในตำแหน่งภายในหรือกึ่งภายในที่เลือกมาอย่างรอบคอบ เนียนพอที่จะไม่ทำลายรูปลักษณ์ของอุปกรณ์ระดับพรีเมียม และมีประโยชน์พอที่จะทำให้การตรวจสอบทรัพย์สินของไอทีรวดเร็วขึ้น แนวคิดไม่ใช่การสอดส่องพนักงาน แท็ก RFID แบบ passive ไม่ได้ส่งตำแหน่งของตัวเองออกไปเอง แต่จะตอบสนองเฉพาะเมื่อ เครื่องอ่าน RFID ที่เข้ากันได้จ่ายพลังงานให้ในระยะใกล้เท่านั้น จุดประสงค์ที่แท้จริงคือการจัดการทรัพย์สินไอทีเชิงกายภาพ เพื่อยืนยันว่าแล็ปท็อปที่เป็นของบริษัทมีอยู่จริง ตรงกับบันทึกที่ถูกต้อง ผ่านกระบวนการบริการที่ถูกต้อง และกลับมาตามกำหนด

กระนั้น คำว่าซ่อนก็ต้องจัดการอย่างระมัดระวัง บริษัทไม่ควรติดแท็กอุปกรณ์ของพนักงานอย่างลับๆ โดยไม่มีนโยบายทรัพย์สินที่ชัดเจน ในการติดตั้งระดับมืออาชีพ การซ่อนหมายถึงการวางแท็กในตำแหน่งที่ได้รับการปกป้องจากการลอก รอยขีดข่วน การทำความสะอาด และการถอดออกโดยง่าย ไม่ได้หมายถึงการซ่อนโครงการจากผู้ใช้งาน ทีมไอทีที่ดีที่สุดจะอธิบายว่าอุปกรณ์ของบริษัทถูกติดแท็กเพื่อการทำบัญชีสินค้า การติดตามการซ่อม การจัดการวงจรชีวิต และการป้องกันการสูญหาย

ทำไมฉลากที่มองเห็นจึงไม่เพียงพออีกต่อไป

ฉลากทรัพย์สินแบบพิมพ์และสติกเกอร์บาร์โค้ดยังมีคุณค่า ราคาถูก ติดง่าย และมีประโยชน์เมื่อช่างเทคนิคต้องอ่านตัวเลขอย่างรวดเร็ว แต่ฉลากที่มองเห็นก็ล้มเหลวในรูปแบบที่คุ้นเคยเช่นกัน มันเป็นรอยขีดข่วน ลอกออกจากพื้นผิวโค้ง ถูกปกปิดด้วยสติกเกอร์แล็ปท็อป ซีดจางหลังการทำความสะอาดหลายปี ผู้ใช้บางคนถอดออกเพราะดูไม่สวยบนอุปกรณ์ที่เรียบหรู เมื่อฉลากที่มองเห็นหายไป บันทึกของไอทีก็เชื่อถือได้ยากขึ้น

บริษัทฟินเทคแห่งหนึ่งในนิวยอร์กแจกอัลตร้าบุ๊กอะลูมิเนียมให้พนักงานมากกว่าแปดร้อยคน ฉลากบาร์โค้ดเดิมติดอยู่ที่ฝาล่างใกล้สติกเกอร์ด้านกฎระเบียบ หลังจากสิบแปดเดือน เฮลป์เดสก์พบว่าฉลากจำนวนมากถูกขัดถูโดยขาตั้งแล็ปท็อปและถาดวางเครื่อง ผู้ใช้บางคนติดสติกเกอร์กันรอยทับฐานทั้งหมด ในระหว่างการตรวจสอบประจำปี ช่างเทคนิคต้องเปิดระบบปฏิบัติการหรือค้นหาหมายเลขเครื่องด้วยตนเอง บริษัทได้ทดสอบแท็ก RFID ขนาดเล็กที่ติดใต้ฝาครอบซ่อมแบบถอดได้บนรุ่นที่รองรับ และฉลาก RFID สำหรับติดบนโลหะแบบแบนบนรุ่นที่ปิดผนึกสนิท เวลาในการตรวจสอบลดลงเพราะเครื่องอ่านสามารถระบุอุปกรณ์ได้โดยไม่ต้องพึ่งฉลากพิมพ์ที่สะอาด

นี่คือเหตุผลในทางปฏิบัติที่ผู้จัดการไอทีมองหาแท็ก RFID ขนาดเล็กสำหรับแล็ปท็อป ฉลากที่มองเห็นไม่คงทนพอสำหรับชีวิตจริงของอุปกรณ์องค์กรเสมอไป

แท็ก RFID ขนาดเล็กแบบซ่อนช่วยปรับปรุงการควบคุมทรัพย์สินแล็ปท็อปได้อย่างไร

การติดตั้งภายในปกป้องตัวตนของอุปกรณ์

แท็ก RFID ขนาดเล็กที่ติดภายในแล็ปท็อปหรือใต้แผงซ่อมที่ได้รับการปกป้องนั้นเสียหายได้ยากกว่าสติกเกอร์ภายนอก ไม่ได้ถูกสัมผัสทุกวัน ไม่ได้สัมผัสกับกาแฟที่หก น้ำมันจากผิวหนัง การเสียดสีจากโต๊ะ หรือผ้าเช็ดทำความสะอาดที่มีฤทธิ์รุนแรง มีโอกาสถูกดึงลอกออกโดยไม่ตั้งใจน้อยกว่า ในการจัดการทรัพย์สิน ความคงทนถาวรนั้นสำคัญ

มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งในโตรอนโตดูแลแล็ปท็อปให้ยืมสำหรับนักศึกษาภาพยนตร์ ห้องปฏิบัติการวิศวกรรม และคณาจารย์ที่มาเยือน นักศึกษาใช้งานอุปกรณ์อย่างหยาบ ฉลากภายนอกถูกขีดข่วนโดยแผ่นขาตั้งกล้อง ชั้นวางของ และกระเป๋าใส่ ภาควิชาสื่อเริ่มติดแท็กทรัพย์สิน RFID ขนาดเล็กภายในแผงพลาสติกสำหรับเข้าถึงบนรุ่นแล็ปท็อปที่ทำได้โดยไม่รบกวนข้อกำหนดการซ่อม สำหรับรุ่นที่ปิดผนึกสนิท ทีมใช้ฉลากทรัพย์สิน RFID ภายนอกแบบบางเฉียบในตำแหน่งด้านล่างที่ได้รับการปกป้อง เมื่อแล็ปท็อปถูกส่งคืนหลังภาคการศึกษา เคาน์เตอร์บริการสามารถระบุอุปกรณ์ได้แม้ภายนอกจะดูสึกหรอ

เป้าหมายไม่ใช่ความลับ แต่เป็นการรักษาตัวตนของอุปกรณ์ให้ติดอยู่กับอุปกรณ์ตลอดอายุการใช้งานที่มีประโยชน์

แท็ก RFID ขนาดเล็กมีประโยชน์ในระหว่างการรับซ่อม

การรับซ่อมเป็นหนึ่งในกรณีการใช้งานที่ถูกมองข้ามมากที่สุด แล็ปท็อปมาถึงฝ่ายไอทีพร้อมหน้าจอแตก ปัญหาคีย์บอร์ด คำเตือนแบตเตอรี่ หรือปัญหา software ฉลากที่มองเห็นอาจอ่านไม่ได้ ผู้ใช้อาจไม่ทราบหมายเลขทรัพย์สิน หมายเลขเครื่องอาจเล็กมาก ซ่อนอยู่ หรือสึกหรอ แท็ก RFID ขนาดเล็กช่วยให้ช่างเทคนิคเรียกดูบันทึกการบริการได้อย่างรวดเร็ว

กลุ่มธุรกิจด้านสุขภาพแห่งหนึ่งในเมลเบิร์นใช้การติดตามแล็ปท็อปด้วย RFID ในห้องซ่อม เพราะแล็ปท็อปทางคลินิกที่ใช้ร่วมกันเคลื่อนย้ายระหว่างหอผู้ป่วยบ่อยครั้ง ก่อนมี RFID ช่างเทคนิคบางครั้งเปิดใบสั่งซ่อมผิดใบ เพราะแล็ปท็อปที่เหมือนกันหลายเครื่องมาถึงในรถเข็นเดียวกัน หลังจากติดแท็กอุปกรณ์และเชื่อมค่า RFID แต่ละค่ากับระบบจัดการทรัพย์สิน เคาน์เตอร์ซ่อมสามารถสแกนแล็ปท็อป เห็นแผนกที่ได้รับมอบหมาย สถานะการรับประกัน สถานะการเข้ารหัส และประวัติใบสั่งซ่อมล่าสุด แท็กไม่ได้ซ่อมแล็ปท็อป แต่ขจัดความเดาได้ก่อนการซ่อมจะเริ่มต้นด้วยซ้ำ

สำหรับโรงพยาบาล คลินิก และองค์กรบริการภาคสนาม ความรวดเร็วนั้นมีค่า อุปกรณ์เคลื่อนย้ายอย่างรวดเร็ว และความผิดพลาดในบันทึกการบริการอาจสร้างความล่าช้าในการดำเนินงานที่ใหญ่ขึ้นได้

เมื่อการติดตั้ง RFID ภายในแล็ปท็อปต้องระมัดระวัง

แท็กภายในไม่เหมาะกับแล็ปท็อปทุกเครื่อง

การติดแท็กภายในแล็ปท็อปฟังดูเรียบร้อย แต่ไม่ใช่ทางเลือกที่ถูกต้องเสมอไป แล็ปท็อปสมัยใหม่จำนวนมากปิดผนึกแน่นหนา การเปิดอาจทำให้การรับประกันเป็นโมฆะ ละเมิดข้อตกลงการบริการ ทำให้คลิปเสียหาย หรือสร้างความเสี่ยงจากไฟฟ้าสถิต บางรุ่นไม่มีพื้นที่ปลอดภัยสำหรับแท็ก แบตเตอรี่ เสาอากาศ แผ่นป้องกัน ท่อความร้อน พัดลม และตัวเครื่องโลหะอาจรบกวนประสิทธิภาพของ RFID การติดตั้งภายในที่ไม่ดีอาจอ่านค่าได้ไม่ดีหรือส่งผลต่อความสามารถในการซ่อมบำรุง

บริษัทที่ปรึกษาแห่งหนึ่งในลอนดอนต้องการให้แล็ปท็อปทุกเครื่องติดแท็กภายใน เพราะฉลากภายนอกดูเป็นอุตสาหกรรมเกินไปสำหรับพนักงานที่ต้องพบลูกค้า ทีมไอทีทดสอบแล็ปท็อปห้ารุ่น สองรุ่นมีพื้นที่ซ่อมที่ปลอดภัยซึ่งสามารถติดแท็กขนาดเล็กได้โดยไม่ปิดกั้นการไหลเวียนของอากาศหรือสัมผัสชิ้นส่วนที่ละเอียดอ่อน หนึ่งรุ่นมีโครงสร้างภายในที่แน่นเกินไปสำหรับการอ่านที่เชื่อถือได้ สองรุ่นอยู่ภายใต้ข้อจำกัดการรับประกันที่ไม่สนับสนุนการเปิดเครื่อง นโยบายสุดท้ายจึงเป็นแบบผสม แท็ก RFID ขนาดเล็กภายในในรุ่นที่ได้รับอนุมัติ ฉลาก RFID สำหรับติดบนโลหะที่ฝาล่างในรุ่นที่การติดตั้งภายในไม่ prakti cal และหมายเลขทรัพย์สินแบบพิมพ์สำหรับอ้างอิงของมนุษย์บนทุกอุปกรณ์

นั่นคือแนวทางระดับมืออาชีพ อย่าบังคับวิธีติดแท็กวิธีเดียวกับแล็ปท็อปทุกรุ่นเพียงเพราะแนวคิดฟังดูเรียบร้อย

ตัวเครื่องโลหะทำให้ RFID ยุ่งยาก

แล็ปท็อปองค์กรส่วนใหญ่มีโลหะ อะลูมิเนียม โลหะผสมแมกนีเซียม ชั้นป้องกัน สกรู ขายึด และโครงสร้างแบตเตอรี่ล้วนส่งผลต่อ RFID ได้ ฉลาก RFID บางเฉียบแบบกระดาษทั่วไปอาจล้มเหลวหากติดกับโลหะ แท็กขนาดเล็กก็อาจทำงานได้ไม่ดีหากฝังอยู่หลังแผ่นป้องกัน สำหรับการติดตามทรัพย์สินแล็ปท็อป ผู้ซื้อควรทดสอบ แท็ก RFID สำหรับติดบนโลหะฉลาก RFID ขนาดเล็กที่ออกแบบสำหรับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือดีไซน์แท็กที่ทำงานได้กับการติดตั้งที่เลือก

บริษัทยาแห่งหนึ่งในบาเซิลลองใช้ฉลาก HF RFID มาตรฐานภายในเคสแล็ปท็อปสำหรับอุปกรณ์ห้องปฏิบัติการที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล ฉลากทำงานได้ดีบนเครื่องสาธิตพลาสติกแต่ทำงานได้ไม่ดีเมื่อติดตั้งใกล้แผ่นป้องกันโลหะ ทีมทรัพย์สินไอทีเปลี่ยนไปใช้แท็ก RFID สำหรับติดบนโลหะขนาดเล็กสำหรับรุ่นที่เลือก และย้ายตำแหน่งแท็กออกจากแบตเตอรี่และบริเวณเสาอากาศไร้สาย ระยะอ่านสุดท้ายไม่มากนัก แต่เพียงพอสำหรับการสแกนที่แท่นซ่อมและการตรวจสอบตู้เก็บของ

นี่คือจุดที่ผู้ซื้อหลายคนเข้าใจ RFID ผิด แท็กที่เล็กกว่าไม่ได้ดีกว่าโดยอัตโนมัติ แท็ก RFID ขนาดเล็กที่ดีที่สุดคือแท็กที่ทำงานได้กับวัสดุแล็ปท็อปจริงและกระบวนการอ่านจริง

passive RFID ทำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้

passive RFID ใช้สำหรับการทำบัญชีสินค้า ไม่ใช่การติดตามแบบเรียลไทม์

ความไว้วางใจของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ พนักงานบางคนกังวลว่าแท็ก RFID ที่ซ่อนอยู่หมายความว่าบริษัทสามารถติดตามพวกเขาได้ทุกที่ ในการติดตั้งใช้งาน RFID สำหรับแล็ปท็อปองค์กรส่วนใหญ่ ระบบไม่ได้ทำงานเช่นนั้น แท็ก RFID แบบ passive ไม่มีแบตเตอรี่ GPS หรือการเชื่อมต่อเซลลูลาร์ ไม่สามารถรายงานตำแหน่งจากร้านกาแฟหรือโฮมออฟฟิศได้ ต้องอ่านด้วยเครื่องอ่านที่อยู่ใกล้ เช่น เครื่องสแกนแบบมือถือ เครื่องอ่าน RFID ตั้งโต๊ะ ตู้อัจฉริยะ สถานีเคาน์เตอร์บริการ หรือประตูควบคุม

องค์กรไม่แสวงหากำไรแห่งหนึ่งในอัมสเตอร์ดัมนำการติดตามทรัพย์สินด้วย RFID มาใช้กับแล็ปท็อปหลังจากที่การย้ายสำนักงานหลายครั้งทำให้เกิดความสับสนในการทำบัญชี พนักงานกังวลเรื่องการสอดส่องในตอนแรก ผู้อำนวยการไอทีอธิบายความแตกต่างระหว่างแท็กทรัพย์สิน RFID แบบ passive ซอฟต์แวร์จัดการปลายทาง และการติดตามด้วย GPS แท็กถูกใช้เฉพาะสำหรับการทำบัญชีสินค้าทางกายภาพและการรับซ่อมเท่านั้น นโยบายยังระบุด้วยว่าข้อมูลใดถูกเก็บและใครเข้าถึงได้ เมื่อพนักงานเข้าใจว่าแท็กไม่ใช่สัญญาณติดตามแบบเรียลไทม์ การเปิดตัวก็ราบรื่นขึ้นมาก

บทเรียนนั้นง่าย หากคุณซ่อนแท็กทางกายภาพเพื่อปกป้องมัน อย่าซ่อนนโยบาย ความโปร่งใสป้องกันความสงสัยที่ไม่จำเป็น

คุณค่าด้านการป้องกันการงัดแงะขึ้นอยู่กับนโยบายและกระบวนการ

แท็ก RFID ภายในหรือแบบซ่อนสามารถลดการงัดแงะโดยทั่วไปได้ แต่ไม่ได้ทำให้แล็ปท็อปกันการโจรกรรมได้ คนที่มุ่งมั่นยังคงถอด ทำลาย หรือบล็อกแท็กได้หากรู้ว่ามันอยู่ที่ไหน ประโยชน์ที่แท้จริงคือผู้ใช้ทั่วไปมีโอกาสดึงลอกออก ปิดทับ หรือทำเสียหายโดยไม่ตั้งใจน้อยลง คุณค่าด้านการป้องกันการงัดแงะจะดีขึ้นเมื่อแท็ก RFID ถูกใช้ร่วมกับฉลากพิมพ์ การจัดการปลายทาง การเข้ารหัส นโยบายการคืน และการตรวจสอบทรัพย์สิน

เอเจนซีสื่อแห่งหนึ่งใน Los Angeles ใช้ฉลากทรัพย์สินภายนอกบนแล็ปท็อปสำหรับงานสร้างสรรค์ แต่ผู้ใช้มักปิดทับด้วยสติกเกอร์ เอเจนซีเปลี่ยนไปใช้แท็ก RFID ขนาดเล็กใต้แผงซ่อมในจุดที่ทำได้ และเก็บหมายเลขทรัพย์สินแบบพิมพ์ขนาดเล็กไว้ใกล้บานพับ ผู้ใช้สามารถปรับแต่งฝาบนได้โดยไม่ต้องถอดตัวตนทรัพย์สินของบริษัทออก ฝ่ายไอทียังคงใช้ MDM เพื่อความปลอดภัยและการลบข้อมูลระยะไกล RFID จัดการปัญหาการทำบัญชีสินค้าทางกายภาพ

นั่นคือความคาดหวังที่ถูกต้อง RFID เป็นเครื่องมือจัดการทรัพย์สินทางกายภาพ ไม่ใช่โปรแกรมความปลอดภัยที่สมบูรณ์

การติดตามแล็ปท็อปด้วย RFID ในกระบวนการทำงานไอทีประจำวัน

แท็ก RFID ขนาดเล็กช่วยตู้เก็บของและกลุ่มแล็ปท็อปให้ยืม

แล็ปท็อปให้ยืมติดตามได้ยาก มันถูกจ่ายออกสำหรับการเดินทาง โครงการชั่วคราว การรับพนักงานใหม่ การซ่อม และผู้มาเยือน ตู้อัจฉริยะหรือห้องเก็บของไอทีสามารถใช้ RFID เพื่อยืนยันว่าแล็ปท็อปเครื่องใดพร้อมใช้ เครื่องใดถูกเบิกออก และเครื่องใดหายไปจากชั้น แท็กขนาดเล็กภายในหรือใต้แล็ปท็อปช่วยให้ระบบระบุอุปกรณ์ได้โดยไม่ต้องพึ่งฉลากที่มองเห็น

บริษัทซอฟต์แวร์แห่งหนึ่งในดับลินเก็บแล็ปท็อปให้ยืมยี่สิบเครื่องสำหรับวิศวกรที่มาเยือนและผู้รับจ้างระยะสั้น กระบวนการเบิกเดิมใช้สเปรดชีตและฉลากบนชั้น อุปกรณ์มักถูกคืนหลังเวลาทำการ วางผิดชั้น หรือปะปนกับเครื่องที่รอซ่อม บริษัทเพิ่มแท็ก RFID ให้แล็ปท็อปและติดตั้งเครื่องอ่านตั้งโต๊ะที่เคาน์เตอร์จ่ายเครื่อง ต่อมาอัปเกรดตู้เก็บของด้วยการสแกนชั้นวางด้วย RFID ระบบสามารถแสดงได้ว่าทรัพย์สินใดอยู่ภายในตู้จริงและพนักงานคนใดเซ็นเบิกเครื่องที่หายไป

สำหรับบริษัทที่ทำงานแบบไฮบริดและสับเปลี่ยนอุปกรณ์บ่อย การจัดการทรัพย์สินด้วย RFID แบบนี้สามารถขจัดความสับสนเล็กๆ ในแต่ละวันได้มาก

ช่วยปรับปรุงกระบวนการออกจากงานและการคืนอุปกรณ์

การรับพนักงานออกเป็นช่วงเวลาที่มีความเสี่ยงสำหรับทรัพย์สินไอที แล็ปท็อปอาจถูกส่งคืนทางไปรษณีย์ วางที่แผนกต้อนรับ ส่งให้ผู้จัดการ หรือทิ้งไว้ในลิ้นชักโต๊ะ หากอุปกรณ์ไม่ถูกระบุอย่างรวดเร็ว บันทึกทรัพย์สินอาจค้างเปิดอยู่หลายสัปดาห์ RFID ช่วยยืนยันการคืนได้อย่างเรียบร้อยขึ้น โดยเฉพาะเมื่อรับอุปกรณ์เป็นชุด

บริษัทขายระดับภูมิภาคแห่งหนึ่งในชิคาโกมีพนักงานทางไกลจำนวนมาก แล็ปท็อปที่ส่งคืนมาถึงทางผู้ให้บริการจัดส่งในกล่องบุฟอง ทีมรับของต้องแกะแต่ละกล่อง หาฉลากทรัพย์สิน และจับคู่กับรายการตรวจสอบการออกจากงาน ฉลากบางอันถูกปิดทับด้วยเคสกันกระแทก หลังจากเพิ่มแท็ก RFID ขนาดเล็กและขั้นตอนการสแกนที่จุดรับของ แล็ปท็อปที่ส่งคืนถูกระบุได้ทันที ระบบทรัพย์สินอัปเดตวันที่คืน ทีมความปลอดภัยตรวจสอบสถานะการลบข้อมูลระยะไกล และฝ่ายการเงินหยุดตามพนักงานเรื่องอุปกรณ์ที่มาถึงแล้ว

แท็ก RFID ไม่ได้แทนที่การจัดการปลายทาง แต่เชื่อมกระบวนการคืนทางกายภาพเข้ากับบันทึกทรัพย์สินได้อย่างน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น

RFID ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความพร้อมในการตรวจสอบ

การตรวจสอบไอทีไม่ได้เกี่ยวกับการค้นหาแล็ปท็อปเท่านั้น ผู้ตรวจสอบอาจถามว่าอุปกรณ์ของบริษัทได้รับมอบหมายอย่างถูกต้อง เข้ารหัสแล้ว คืนหลังการสิ้นสุดการจ้างงาน ปลดระวางอย่างเหมาะสม หรือยังอยู่ในการรับประกันหรือไม่ แท็กทางกายภาพที่เชื่อถือได้ช่วยเชื่อมอุปกรณ์ที่อยู่ตรงหน้าผู้ตรวจสอบเข้ากับบันทึกดิจิทัลในแพลตฟอร์มจัดการทรัพย์สิน

บริษัทบริการทางการเงินแห่งหนึ่งในสิงคโปร์ใช้แท็ก RFID ขนาดเล็กบนแล็ปท็อปของแผนกที่มีความเสี่ยงสูง ในระหว่างการตรวจสอบภายใน ทีมไอทีสแกนอุปกรณ์ในสำนักงานที่ปลอดภัย ตรวจสอบกับระบบจัดการทรัพย์สิน และตั้งค่าสถานะแล็ปท็อปที่ไม่ถูกพบเห็นมาเป็นเวลานาน บริษัทยังคงพึ่งพา MDM และซอฟต์แวร์ความปลอดภัยสำหรับการควบคุมทางไซเบอร์ แต่ RFID มอบชั้นการทำบัญชีสินค้าทางกายภาพให้ทีมตรวจสอบ นั่นสำคัญเพราะแล็ปท็อปอาจถูกเข้ารหัสแล้วแต่ยังหายไปจากสำนักงาน

สำหรับอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล การติดตามแล็ปท็อปด้วย RFID สามารถสนับสนุนหลักฐานได้ดีขึ้น ไม่ได้ทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่ทำให้การตรวจสอบทางกายภาพเจ็บปวดน้อยลง

การตัดสินใจทางเทคนิคก่อนติดแท็กแล็ปท็อปของบริษัท

แท็กไม่ควรรบกวน WiFi บลูทูธ หรือชิ้นส่วนที่ต้องซ่อม

แล็ปท็อปมีเสาอากาศและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ละเอียดอ่อนอยู่แล้ว การวางแท็กที่ไม่ดีอาจสร้างปัญหาในทางปฏิบัติ อย่าวางแท็กทับบริเวณเสาอากาศไร้สาย ตะแกรงลำโพง ช่องระบายอากาศ เส้นทางพัดลม รูสกรู บริเวณที่แบตเตอรี่บวม ท่อความร้อน ฉลากบริการ หรือชิ้นส่วนที่ถอดได้ซึ่งอาจถูกเปลี่ยน การติดตั้งภายในควรได้รับอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ฮาร์ดแวร์ไอที ไม่ใช่ทำสดๆ โดยพนักงานต้อนรับที่มีแท็กหนึ่งห่อ

สตูดิโอออกแบบแห่งหนึ่งในโคเปนเฮเกนทดสอบแท็ก RFID ภายในบนแล็ปท็อประดับสูงที่ใช้สำหรับการเรนเดอร์ 3D การทดลองครั้งแรกวางแท็กไว้ใกล้บริเวณที่มีช่องระบายอากาศเพราะดูสะดวกในทางกายภาพ หลังจากหลายสัปดาห์ มีเครื่องหนึ่งส่งคืนพร้อมข้อร้องเรียนเรื่องความร้อน แท็กไม่ใช่สาเหตุหลัก แต่การทดสอบเตือนฝ่ายไอทีว่าสิ่งใดก็ตามที่วางไว้ภายในแล็ปท็อปต้องเคารพการออกแบบเชิงความร้อน สตูดิโอเปลี่ยนไปใช้พื้นที่แบนภายในที่ได้รับอนุมัติบนบางรุ่น และติดตั้งภายนอกด้านล่างบนรุ่นอื่น โครงการกลายเป็นระมัดระวังและเชื่อถือได้มากขึ้น

แท็ก RFID ขนาดเล็กนั้นเล็ก แต่ภายในแล็ปท็อปไม่มีสิ่งที่เรียกว่าพื้นที่ที่ไม่มีความหมาย

เลือกความถี่ที่เหมาะสมกับกระบวนการทำงาน

ความถี่ RFID นั้นสำคัญ NFC และ HF RFID ทำงานได้ดีสำหรับการระบุระยะใกล้ที่เคาน์เตอร์บริการ โดยเฉพาะหากวางเครื่องอ่านไว้ใกล้บริเวณแท็กโดยตรง UHF RFID จะดีกว่าเมื่อไอทีต้องการทำบัญชีหลายอุปกรณ์ได้เร็วขึ้น การสแกนรถเข็น การสแกนตู้ หรือระยะอ่านที่ไกลขึ้น อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพของ UHF รอบโลหะแล็ปท็อปต้องอาศัยการเลือกแท็กและการทดสอบอย่างรอบคอบ องค์กรบางแห่งใช้ UHF สำหรับการทำบัญชีและเก็บฉลาก QR หรือบาร์โค้ดไว้เป็นตัวสำรองทางสายตา องค์กรอื่นใช้ HF เพราะกระบวนการทำงานเป็นแบบครั้งละเครื่อง

สำนักงานกฎหมายแห่งหนึ่งในปารีสทดสอบทั้ง HF และ UHF RFID สำหรับการควบคุมทรัพย์สินแล็ปท็อป เฮลป์เดสก์ชอบ HF เพราะให้การสแกนครั้งละเครื่องอย่างตั้งใจที่เคาน์เตอร์บริการ ทีมตรวจสอบชอบ UHF เพราะสแกนแล็ปท็อปหลายเครื่องในตู้เก็บของได้เร็วกว่า หลังการทดสอบ บริษัทใช้แท็ก UHF ขนาดเล็กสำหรับติดบนโลหะสำหรับอุปกรณ์ในสำนักงานใหญ่ และเก็บฉลากหมายเลขเครื่องแบบพิมพ์ไว้สำหรับการตรวจสอบด้วยมือ สำหรับแล็ปท็อปของผู้บริหารที่การติดตั้งภายในถูกจำกัด ใช้แท็กภายนอกแบบบางเฉียบแทน

ไม่มีความถี่ที่ดีที่สุดแบบสากล ทางเลือกที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับระยะอ่าน วัสดุของทรัพย์สิน การเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ นโยบายความเป็นส่วนตัว และวิธีจัดการอุปกรณ์

ฐานข้อมูลคือระบบที่แท้จริง

แท็ก RFID เพียงอย่างเดียวเป็นแค่ตัวเลข คุณค่าเกิดจากการเชื่อมตัวเลขนั้นเข้ากับบันทึกทรัพย์สินที่สะอาด ระบบควรเชื่อม ID แท็กกับหมายเลขเครื่องแล็ปท็อป รุ่น วันที่ซื้อ การรับประกัน พนักงานที่ได้รับมอบหมาย แผนก สถานะการเข้ารหัส ประวัติการซ่อม สถานะการเช่า และแผนการปลดระวาง หากฐานข้อมูลยุ่งเหยิง RFID ก็เพียงเผยความยุ่งเหยิงได้เร็วขึ้นเท่านั้น

กลุ่มบริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งในโอไฮโอติดแท็กแล็ปท็อปมากกว่าหนึ่งพันเครื่องทั่วโรงงานและสำนักงานขาย การติดตั้งฮาร์ดแวร์ราบรื่นดี การตรวจสอบครั้งแรกยังดูยุ่งเหยิงเพราะชื่อแผนก การมอบหมายผู้ใช้ และบันทึกการเช่าเก่าไม่สอดคล้องกันในฐานข้อมูลทรัพย์สิน บริษัทหยุดการขยาย ทำความสะอาดบันทึก และสร้างกฎว่าแล็ปท็อปที่ติดแท็กใหม่ทุกเครื่องต้องได้รับการตรวจสอบกับระบบ HR และจัดซื้อก่อนจ่ายออก การทำบัญชีครั้งถัดไปมีประโยชน์มากกว่ามาก

RFID ไม่ใช่ยารักษาข้อมูลที่ไม่ดี แต่เป็นเครื่องมือที่ทำให้ข้อมูลที่ดีดูแลรักษาง่ายขึ้น

วงจรชีวิตและการบำรุงรักษาแท็ก RFID สำหรับแล็ปท็อป

การซ่อนไม่ได้หมายความว่าซ่อมบำรุงไม่ได้

หากแท็กถูกวางไว้ภายในแล็ปท็อป ฝ่ายไอทีต้องรู้ว่ามันอยู่ที่ไหน ทีมบริการควรมีแผนผังตำแหน่งสำหรับแล็ปท็อปแต่ละรุ่น หากชิ้นส่วนถูกเปลี่ยน เจ้าหน้าที่ควรรู้ว่าแท็กอยู่กับอุปกรณ์ต่อหรือต้องย้ายไป หากแล็ปท็อปถูกรีไซเคิล ควรถอดแท็ก ปิดใช้งานในระบบทรัพย์สิน หรือบันทึกว่าปลดระวางตามนโยบายบริษัท

บริษัทบริการเหมืองแห่งหนึ่งในเพิร์ธใช้แล็ปท็อปแบบทนทานและแล็ปท็อปสำหรับงานธุรกิจในไซต์ห่างไกล บางเครื่องมีแท็ก RFID ขนาดเล็กภายใน ขณะที่รุ่นทนทานใช้แท็กทรัพย์สินสำหรับติดบนโลหะภายนอก เมื่อผู้รับจ้างซ่อมเปลี่ยนฝาล่าง บริษัทบางครั้งก็สูญเสียแท็กภายนอก ทีมไอทีอัปเดตคำแนะนำการบริการเพื่อให้การเปลี่ยนตัวเครื่องทุกครั้งกระตุ้นการตรวจสอบ RFID ก่อนและหลังการซ่อม กฎเล็กๆ นั้นช่วยให้ทีมทรัพย์สินไม่สูญเสียตัวตนของอุปกรณ์ระหว่างการบำรุงรักษา

การติดตั้งแท็กทุกครั้งสร้างความรับผิดชอบด้านวงจรชีวิต วางแผนสำหรับการซ่อมก่อนที่จะติดแท็กล็อตแรก

คำถามที่ควรถามก่อนซื้อแท็ก RFID ขนาดเล็กสำหรับแล็ปท็อป

ก่อนสั่งซื้อแท็ก RFID ขนาดเล็ก ผู้จัดการไอทีควรทดสอบกับรุ่นแล็ปท็อปจริง วัสดุที่ใช้คืออะไร สามารถเปิดอุปกรณ์ได้โดยไม่เสี่ยงต่อการรับประกันหรือไม่ มีตำแหน่งภายในที่ปลอดภัยหรือไม่ แท็กจะอ่านผ่านตัวเครื่องได้หรือไม่ UHF หรือ HF เหมาะกับกระบวนการทำงานมากกว่ากัน แท็กต้องทำงานบนโลหะหรือไม่ ต้องใช้ระยะอ่านเท่าใดจริงๆ การสแกนจะเกิดขึ้นที่โต๊ะ ตู้ รถเข็น ประตู หรือการเดินตรวจสอบหรือไม่ ควรเขียนโปรแกรมแท็กล่วงหน้าหรือไม่ ฉลากพิมพ์ต้องตรงกับค่า RFID หรือไม่ ซัพพลายเออร์สามารถให้ไฟล์แมปปิ้ง UID หรือ EPC ได้หรือไม่

บริษัทความปลอดภัยไซเบอร์แห่งหนึ่งในออสตินหลีกเลี่ยงการซื้อที่ไม่ดีด้วยการทดสอบตัวอย่างแท็กก่อนการเปิดตัว แท็กที่เล็กที่สุดในชุดตัวอย่างดูสมบูรณ์แบบสำหรับการติดตั้งภายใน แต่อ่านค่าได้ไม่ดีผ่านฐานอะลูมิเนียม แท็ก RFID สำหรับติดบนโลหะขนาดเล็กที่ใหญ่ขึ้นเล็กน้อยทำงานได้อย่างสม่ำเสมอเมื่อวางไว้ใกล้มุมด้านหลังใต้ฝาล่าง แท็กมองเห็นได้ชัดขึ้นสำหรับผู้ติดตั้ง แต่มมีประโยชน์มากกว่าสำหรับทีมทรัพย์สิน

สำหรับการติดตามแล็ปท็อปด้วย RFID ตัวอย่างที่ดีที่สุดคือตัวอย่างที่ทดสอบบนอุปกรณ์จริง ไม่ใช่ถือลอยในอากาศระหว่างการขาย

เหตุผลที่แท้จริงที่ผู้จัดการไอทีทำเช่นนี้

ผู้จัดการไอทีซ่อนแท็ก RFID ขนาดเล็กภายในแล็ปท็อปของบริษัทเพราะต้องการตัวตนทรัพย์สินที่คงทนกว่าสติกเกอร์ โดยไม่ทำให้แล็ปท็อปดูเหมือนอุปกรณ์ในคลังสินค้า พวกเขาต้องการการตรวจสอบที่เร็วขึ้น การรับซ่อมที่เรียบร้อยขึ้น การควบคุมเครื่องให้ยืมที่ดีขึ้น การรับพนักงานออกที่ราบรื่นขึ้น หลักฐานการทำบัญชีที่แข็งแรงขึ้น และการโต้เถียงเรื่องอุปกรณ์หายไปไหนน้อยลง ตำแหน่งที่ซ่อนช่วยปกป้องแท็กจากการสึกหรอประจำวัน ค่า RFID เชื่อมอุปกรณ์เข้ากับระบบทรัพย์สิน นโยบายบอกพนักงานว่าทำไมแท็กจึงมีอยู่

เมื่อทำได้ไม่ดี การติดแท็กแบบซ่อนอาจสร้างความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัว ปัญหาการรับประกัน ประสิทธิภาพการอ่านที่ไม่ดี และความสับสนในการบริการ เมื่อทำอย่างมืออาชีพ มันกลายเป็นกระดูกสันหลังที่เงียบงันสำหรับการจัดการทรัพย์สินไอที แล็ปท็อปยังดูปกติ พนักงานยังทำงานได้ตามปกติ เฮลป์เดสก์สามารถสแกนอุปกรณ์ ระบุ ซ่อม คืน ปลดระวาง หรือพิสูจน์ว่ามันมีอยู่โดยไม่ต้องค้นหาสติกเกอร์ที่ซีดจาง

โปรแกรมที่ชาญฉลาดที่สุดจะไม่ติดแท็กแบบสุ่มสี่สุ่มห้า แต่จะทดสอบแล็ปท็อปแต่ละรุ่น เลือกแท็ก RFID ขนาดเล็กที่เหมาะสม บันทึกตำแหน่งการติดตั้ง เชื่อมโยงแท็กกับฐานข้อมูลทรัพย์สิน อธิบายนโยบาย และเก็บข้อมูลสำรองด้วยภาพในจุดที่จำเป็น พวกเขายังเข้าใจว่า RFID ทำอะไรไม่ได้บ้าง มันไม่สามารถแทนที่การเข้ารหัสได้ มันไม่สามารถแทนที่ MDM ได้ มันไม่สามารถติดตามแล็ปท็อปทั่วทั้งเมืองได้ด้วยตัวเอง มันไม่สามารถแก้ไขบันทึกที่ยุ่งเหยิงได้ แต่สามารถทำให้ด้านกายภาพของการดูแลแล็ปท็อปจัดการได้ง่ายขึ้นมาก

นั่นคือเหตุผลที่แท็ก RFID ขนาดเล็กกำลังได้รับความนิยมในกลุ่มแล็ปท็อปขององค์กร แท็กมีขนาดเล็ก แต่ปัญหาที่มันแก้ไขนั้นไม่เล็กเลย ในบริษัทที่มีอุปกรณ์เคลื่อนที่หลายร้อยหรือหลายพันเครื่อง การรู้แน่ชัดว่าแล็ปท็อปเครื่องใดอยู่บนโต๊ะซ่อม ในตู้ อยู่กับพนักงาน กลับมาจากการซ่อม หรือพร้อมปลดระวาง ถือเป็นข้อได้เปรียบด้านการดำเนินงานที่สำคัญ แท็กที่ดีที่สุดคือแท็กที่ไม่มีใครเห็นในระหว่างการทำงานปกติ แต่ฝ่าย IT เชื่อถือได้เมื่อการตรวจสอบเริ่มต้นขึ้น